制度流程文件管理流程.doc

制度流程文件管理流程 编号： 版号：A/2 页码：第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 5 页 制度流程文件管理流程 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目的 为规范集团的制度流程文件管理，明确制度流程文件的版式、编制、审核、批准、发行、标识、保管、更改及作废管理，验证流程管理体系是否满足有效性、符合性和适宜性。 术语和定义 制度流程文件：集团制度流程文件主要包括管理制度、业务流程、作业指引等。 管理制度：规范各专业管理的总体策略和原则，是制度流程文件中的纲领性文件。 管理流程：规范跨部门/跨层级的业务活动而形成的管理文件。有完整的输入和输出关系，并形成闭环。 作业指引：各业务活动中各项具体活动的操作，用以明确操作的程度及深度而形成的描述性文件。 模板：指各阶段具体业务活动产生的标准成果文件，或由各职能部门根据项目操作实际需要，在行业标准基础上制定的适应项目操作的技术标准文件。 表单：为明确阶段性工作所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 适用范围 适用于集团及城市公司制度流程文件的规范化管理。 关键活动描述 文件管理权限 集团制度流程文件由安全与企业管理部统一归口管理，安全与企业管理部负责制定文件管理规范，并对集团、城市公司等各部门的文件管理人员进行指导和培训。 城市公司文件管理部门为城市公司计划经营部。 体系建立 集团制度流程文件的制定和发布 安全与企业管理部负责组织总部及城市公司各相关专业部门进行集团制度流程体系策划，并根据策划结果，梳理跨部门、跨层级的制度流程及其接口关系，建立集团制度流程体系。 集团各业务部门负责按照流程体系，起草相关制度流程文件（草案），并明确相关成果及其标准。 安全与企业管理部组织文件（草案）所涉及的各部门/城市公司，开展研讨评审。研讨结束后，文件制定部门负责根据评审意见，对文件进行修订，分管领导审核后，报集团总经理办公会审批。 安全与企业管理部对经审批的制度流程文件进行标识后，经集团总经理签发后正式执行。 制度流程文件在执行之前，安全与企业管理部应组织相关专业人员进行宣讲和培训。 流程文件中的流程图中标注的主责部门为流程执行部门。 流程回顾/检讨 安全与企业管理部编制【流程回顾和检讨计划】，组织各业务部门相关成员参加的跨部门工作小组，对集团制度流程文件的运行情况进行回顾和检讨。审核内容主要包括： 现有制度流程文件是否满足业务运行需要。 现有制度流程文件是否得到有效执行。 现有制度流程文件是否存在接口不清、交叉矛盾等现象。 【流程回顾和检讨计划】包括： 流程回顾和检讨的范围：通常为关键流程和问题流程，以及根据上一次流程审核结果须继续跟踪审核的流程。 各流程回顾和检讨的完成时间。 各流程回顾和检讨责任人。 各流程回顾和检讨的方法。 审核工作完成后，安全与企业管理部负责根据回顾和检讨结果，提出三类处理意见：回顾和检讨通过、追加回顾和检讨或进行修订。 制度流程回顾和检讨中确定的需要进行修订的流程，由安全与企业管理部填写【流程修订建议表】。 制度流程修订 出现下列情况是，应进行集团制度流程修订： 安全与企业管理部在流程回顾和检讨中发现需要进行修订的。 在文件使用过程中，集团各专业部门或城市公司发现文件之间有接口不清晰，或相互矛盾的。 集团各专业部门或城市公司的职能定位、业务模式变化等，需要增加、删除或修改现有的流程体系文件的。 集团战略或组织架构调整时，现有制度流程不适宜的。 其它应对制度流程进行修订的情况。 集团制度流程修订的受理 集团战略/组织架构调整或制度流程审核确定需要进行修订的流程，由安全与企业管理部填写【流程修订建议表】。 集团各业务部门发起的流程修订，由各部门填写【流程修订建议表】，说明修订文件的原因及与制度流程体系中其他文件的关联情况，报安全与企业管理部汇总。 城市公司各业务部门在使用过程中发现的问题，由各部门填写【流程修订建议表】报城市公司计划经营部汇总，经城市公司分管领导审核后，报安全与企业管理部汇总。 安全与企业管理部汇总相关流程修订建议，制定流程修订计划，并组织相关专业部门人员开展调研，调研方法可以采用访谈、问卷调查和流程资料收集或相关部门研讨相结合的方法等。通过调研了解流程现状和问题，形成流程改进建议书。 集团业务部门负责根据流程改进建议书，修订相应的制度流程文件，并汇总至安全与企业管理部。由安全与企业管理部组织进行跨部门/跨层级讨论和评审。 集团业务部门根据评审意见，对相关文件进行修订后，由安全与企业管理部汇总后，报分管领导审核，集团总经理办公会审批。 安全与企业管理部对经审批的制度流程文件进行标识后，经集团总经理签发后正式执行。 年度总结与回顾 安全与企业管理部根据本年度的流程回顾和检讨修订情况