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企业邮箱管理规定 一、目的 为了规范公司邮箱管理,正确使用邮箱平台,充分发挥企业邮箱的作用,最大限度地提高邮箱的使用率。 二、适用范围 本制度适用于XXXXXX全体员工。 三、权责 3.1行政部专人(以下称“邮箱管理员”)负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护,且保证邮箱资料更新及时准确。 3.2 各部门员工负责正确使用企业邮箱。 四、具体规定 4.1 企业邮箱的申请程序 4.1.1 申请人到人力资源部填写《企业邮箱申请单》,呈部门负责人、邮箱管理员审核。 4.1.2 邮箱管理员根据审核情况,设定申请人用户帐户和初始密码。 4.1.3 申请人开通邮箱后,应立即修改密码,并为该邮箱的使用责任人,申请人应对其邮箱传播的所有活动和事件负法律责任。 4.2 企业邮箱的使用规定 4.2.1 企业邮箱仅限于工作使用,且每天最少登录一次,确保邮件收发的及时性,不得从事与工作无关的事情。 4.2.2 邮箱用户不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用。如用户发现其帐号遭他人非法使用,应立即向邮箱管理员汇报。 第 1 页共3 页 4.2.3 邮箱用户在使用邮箱帐号的过程中,必须遵循以下原则: 4.2.3.1员工不得因非法目的使用公司的邮件系统。 4.2.3.2员工不得利用企业邮箱进行任何可能对公司的正常运转造 成不利影响的行为。 4.2.3.3员工不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假的、骚扰 性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料。 4.2.3.4员工不得利用企业邮箱全公司群发个人日计划、个人周计划、部门内部工作安排、工作回复(只抄送给相关人员即可)。上级有特殊要求的员工并经过审批的除外。 4.2.3.5 员工利用企业邮箱群发文章分享的,内容必须符合公司文化和要求,禁止分享与工作无关的文章、图片等。 4.2.3.6 公司层面的通知、报告、函等,各部门(中心)必须使用部门邮箱以部门名义发送,不得以个人名义发送。 4.2.3.7 如员工发现任何非法使用用户帐号或帐号出现安全漏洞的情况,应立即向邮箱管理员汇报。 4.2.3.8 员工离职时,在未办离职手续的情况下,其部门负责人必须第一时间通知邮箱管理员;如已办离职手续的,人力资源部必须第一时间通知邮箱管理员。人力资源部必须于每月1日将上月离职名单及新增名单统计给邮箱管理员,邮箱管理员必须以此及时更新邮箱使用名单。 4.2.3.9 任何违反以上规定的员工,邮箱管理员有权随时中断或终止使用人使用邮箱帐号的权利。给公司造成重大损失者,立即开除并移交公安机关处理。 4.3邮箱管理员的工作职责 4.3.1及时给各部门提供邮箱各类技术支持,保证各部门工作顺利开展。 4.3.2 定期检查邮箱的使用情况,对不按规定使用邮箱的员工给予口头警告,三次以上的屏闭其邮箱使用权。 4.3.3 定期更新、删除邮箱名单,确保邮箱资料的准确率。 4.3.4 根据公司发展的需要和要求,对邮箱设置及时做出调整。 4.3.5 定期维护和检查外部托管机器、设备,保证其能正常运行。 4.3.6 对邮箱的申请资料,应认真审核,确保审批正确、资料正确、申请的符合性。 五、本规定最终解释权归行政部,此前与本规定相冲突者,均以本规定为准。 六、本规定自文件发布之日起正式生效执行。 七、相关附件 附件1:《企业邮箱申请单》 附件2:《Foxmail添加邮箱帐号》 行政部 2010 年10月10日