商业银行国际业务档案管理办法.docx

XXX银行国际业务档案管理办法 X版版次： GY-01-RU-AM-056-P 20XX-YY-ZZ PAGE 4 PAGE 3 PAGE 2 目 录 TOC \o 1-2 \h \z \u 第一章 总则 1 第二章 管理原则和方法 1 第三章 归档范围 2 第四章 档案的整理和归档 5 第五章 保管期限 6 第六章 附则 7 附件 7  第一章 总则 为进一步规范国际业务档案管理，保证国际业务档案的安全和完整，依据国家外汇管理局及XXX银行（以下简称本行）《XXX银行行政办公管理制度》等相关规定，特制订本办法。 本办法所称国际业务包括国际结算业务和国际贸易融资业务，其中国际结算业务包括但不限于：出口信用证、出口托收、进口代收、汇款等业务；国际贸易融资业务包括：进口信用证、进口信用证项下押汇、汇出汇款融资、出口信用证项下押汇、出口发票融资、对外担保等业务。 本办法所称国际业务档案，是指在办理国际结算及国际贸易融资业务过程中形成的具有凭证依据作用和参考利用价值的专业技术材料的总称，是XXX银行档案的重要组成部分。 本办法适用于总行贸易金融部及总行授权开办外汇业务的异地分支行。 第二章 管理原则 国际结算业务档案实行统一领导、分级管理的原则，各国际业务经办行形成的档案资料，应按照业务办理程序及时、规范、全面收集整理，逐步实现综合管理。 各国际业务经办行负责国际结算业务档案的收集、整理和归档工作，并对档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。 国际贸易融资业务档案作为法人客户信贷档案的一部分，应由经办行按照本行信贷业务档案管理办法收集归档，并留存信贷业务审查审批表、信贷业务出账通知书、相关单证资料和国际贸易融资业务处理所需的资料、凭证用于业务备查。 第三章 归档范围 各档案收集、整理部门应按业务条线做好档案管理建立工作。从类型上，国际业务档案可分为管理类和要件类。其中管理类档案主要包括客户首次办理国际结算业务时提交的企业营业执照等相关证照和有效授权印鉴卡等。要件类档案主要包括客户办理每笔国际结算业务时提供的业务资料以及在业务办理过程中形成的有关材料。 （一） 国际结算业务管理类档案归档范围包括（但不限于）：企业客户申请开户基本资料、监管机构要求保留的业务资料和审批文件等。 （二） 国际结算业务档案要件类归档范围包括：相关业务办理中形成的各类纸质档案，包括客户申请文件、单证文件、机制业务文件、其它文件。 1. 出口信用证交单 客户交单委托书、寄单面函、商业发票、提单或其它运输单据等主要单据复印件及信用证、信用证修改复印件（如有）、收汇水单、收汇及往来电文。 2. 出口托收业务 客户交单委托书、寄单面函、商业发票、提单或其它运输单据等主要单据复印件、收汇水单、收汇及往来电文。 3. 进口代收业务 来单资料、合同等商业单据、对外付款/承兑通知书、付汇支取、购汇凭证留底、拒付、承兑和付汇往来电文草稿及ACK。 4. 汇入汇款业务 水单、收汇电文、客户证明材料（如需）、往来电文草稿及ACK。 5. 汇出汇款业务 （1）对公贸易：汇款申请书、付汇水单、进口货物报关单、合同、协议发票等商业单据、汇款往来电文草稿及ACK。 （2）对公非贸：汇款申请书、付汇水单、合同、协议发票等商业单据、完税证明（如需）、汇款往来电文草稿及ACK。 （3）对私：汇款申请书、身份证明、其他证明材料、汇款往来电文草稿及ACK。 国际贸易融资业务要件类档案中应包括但不限于： （一） 进口信用证业务 1. 授信业务审查审批表。 2. 信贷业务出账通知书。 3. 保证金资料（含支取、购汇、入帐留底）。 4. 开证申请书。 5. 进口信用证协议。 6. 合同等商业单据。 7. 开证电文草稿及开证电文ACK。 8. 开证修改申请书和电文往来草稿及ACK。 9. 来单单据。 10. 进口信用证到单/付汇通知书。 11. 对外付款/承兑通知书。 12. 购付汇凭证留底。 13. 拒付（如发生拒付）、承兑（远期信用证项下）和付汇往来电文草稿及ACK。 14. 本行要求的其他资料。 （二） 进出口贸易融资业务 1. 授信业务审查审批表。 2. 客户融资业务申请书。 3. 贸易融资协议。 4. 合同、提单、发票等主要商业单据的复印件。 5. 经核验真实的进口货物报关单复印件（进口融资业务）。 6. 信贷业务出账通知书。 7. 还款记录。 8. 本行要求的其他资料。 （三） 对外担保 1. 开立保函申请书（附保函/备用证文本）。 2. 担保协议。 3. 基础合同及其他反映交易背景的资料。 4. 信贷业务审查审批表。 5. 反担保资料。 6. 开出保函报文草稿及ACK; 7. 国家外汇管理及及有关部门的批复（如有）。 8. 索偿通知及