信息化模式下的企业费用报销系统建设研究.pdfVIP

会计研究 ACCOUNTING RESEARCH 信息化模式下的企业费用 报销系统建设研究 周丹丹 南京康尼机电股份有限公司 摘要：随着企业竞争激烈，大数据时代的来临，信息化技术在企业财务管理中起着至关重要的作用，费用报销系统的建立是加 强企业财务信息化发展的重要环节，从源头规范费用报销填报，简化审批流程，提高企业员工工作效率，实现费用预算控制。本文 主要结合G公司费用报销流程存在的问题，对费用报销系统建设进行深入研究，提出费用控制系统建设思路与主要功能，以期为企 业信息化系统建设提供参考和借鉴。 关键词： 费用管控；信息化；预算控制 引言 出纳节点；出纳需手工在网银系统录入付款金额并提交至资金会 计审核后付款。在报销单据骤增的情况下，手工审核录入记账凭 随着信息技术的快速发展，各行各业都开始加大企业信息化 证，网银单笔录入加二次审核耗费大量时间，效率低下，无法满 投入，企业加强财务信息化建设更是至关重要。随着企业规模逐 足公司的整体经营需要，不利于公司业务活动的开展。 步扩大，G 公司在国内、外分别增设了多家子公司，国内外业务 （三）预算虚设，缺乏有效费用管控 的不断拓展带来了费用报销事项、单据数量的不断增长，且费用 报销流程线下纸质审批，人工审核，无法与年初编制的费用 报销在企业财务会计核算中占据较大的比重，是财务工作的关键 预算直接相关联，业务部门领导不能实时监控本部门的预算执行 环节。 情况，财务人员事后根据系统数据统计出业务部门的预算节约与 费用报销审核由于审批流程复杂，耗费大量的时间，利用信 超支情况，易产生超预算的风险，缺少对费用的有效控制。 息化技术可以提高企业费用报销效率，进一步对企业的费用进行 （四）发票电子化改革，财税风险较大 管控。费用管控对于企业降本增效，提高经济效益，增强企业核 随着金税四期时代的来临，发票进行电子化改革，发票信息 心竞争力起到了积极的作用。如何利用信息化技术加强对费用的 进行全面数字化，员工在报销时多采用电子发票报销。传统的报 管控是企业持续研究的问题。 销模式依靠人工对发票的真实性、有效性、重复性进行审核，效 率低下且税务风险较大。 一、企业费用报销流程存在的问题分析 二、信息化模式下企业费用控制系统建设思路与主要功能 （一）报销单据急速增长，审批流程烦琐，报销周期长 员工采用传统的费用报销流程，需要手工填写纸质报销单 （一）费用控制系统的建设思路 据，并提交领导审批，待领导审批完毕后方可将报销单据提交至 费用控制系统主要基于企业现有的业务规模，将费用报销流 财务部进行审核。但由于公司领导出差或者出席会议等业务实际 程的审批与财务管理结合在一起，在实现流程审批的基础上，满 情况导致报销流程烦琐，审批效率低下。财务部审核时如遇到发 足企业内部控制和费用报销制度的要求，同时通过费用控制系统 票有误、报销超出标准等需退回业务部门进行重新审批，纸质单 实现对费用报销事前、事中和事后各环节的控制。 据来回传递，导致报销审核耗费大量时间，影响企业整体的工作 费用控制系统需具有良好的可扩展性和集成性，可以根据业 效率。 务需要灵活地添加科目与组织架构，提升费用控制系统整体的服 （二）手工录入记账凭证，财务审核效率低 务能力和后期与其他系统交互集成的能力。具备良好的配置和维 财务人员在审核报销单据时，先核对发票真伪、计算报销金 护功能，根据不