文件编码制度.docxVIP

XXX科技有限公司 文件编写与编号管理规定 文件编号：XX/GD/PK/01 [A/0] 编 制：品控部 审 核： 审 批： 日 期： 1目的 为规范公司文件管理，使文件编写标准化、规范化，确保文件惟一性，提高 文件运行效率，特制订本公司《文件编写与编号管理规定》。 2合用范围 合用于XXXX科技有限公司所有与内部控制有关的文件，包括管理手册、 程叙文件、具体流程、基本管理制度、具体规章以及作业规范等。 **** （文件名称） 小初号黑体字加粗居中 文件编号：QNJY/**/**/**[*/O] 小三号宋体字 需要时 编 制：- 审 核： 复 审： 审 批： 日 期：. 小三号宋体字 6.2汇编文件封面模板 XXX科技有限公司 I二号宋体字居中 ■ **匚编 小初号黑体字加粗居中 文件编号：QNJY/H B*7*7**[70] 编 审 ，复 审 制: 核: 审: 批: 小三号宋体字 期: 3职责 品控部：负责XXXX科技有限公司《文件编写与编号管理规定》的编制；负 责品控部文件的编写。 公司其他部门：负责各自部门文件的编写。 4文件控制程序 文件制定 总要求：结合公司实际运作原则进行编制，并具有可操作性； 文本格式要求 所有文件均采用A4纸版面格式 纵向版面：上、下页边距为2.54cm,左、右页边距为3.17cm ； 横向版面：上、下页边距为3.17cm,左、右页边距为2.54cmo 行距为1.5倍行间距 页眉为左缩进“LOGO+XXXX科技有限公司”华文隶书，五号字； 4.125页脚为页码居中，页码采用1、2、3…”，封面不编页码； 文件标题为小二号宋体标题字加粗； 正文文字为宋体小四号； 412.8内容层次序号按照以下罗列：1、1.1、、2、2.1 . 2.1.1...； 文件第一层的内容加粗(如：1目的；2使用范围)。 文件的分类 文件可以分为以下几种：管理手册；程叙文件；为管理体系有效运行所要求 的其他文件及记录；外来文件(如国家法律法规、政府文件、其他管制机构文件 等)；硬拷贝和电子媒体文件。 文件的编写及编号 各级文件的编写要求 管理手册的构成和编写要求 (1)管理手册由封面、目录、正文和附录构成 (2)封面：手册名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。(见附件一) (3)目录：标题与页码之间用小圆点连接，目录页码可以与文件正文页码连续， 电子文件的目录应与正文标题建立超链接。 (4)正文：前言和管理条款内容。 （5）附录：支持手册接口的文件和记录目录。 程叙文件的构成和编写要求 （1）程叙文件由封面、正文和流程图（需要时）、流程说明（需要时）构成。 （2）封面：名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一） （3）正文：按要求用小标题，1.目的、2.合用范围、3.术语解释（需要时）、4. 职责、5.工作内容、6.罚则（需要时）、7.附则（需要时）、8.附件（需要时）。 （4）流程图与流程说明：如果程叙文件涉及流程的要绘制出Visio流程图并作 出流程说明作为程叙文件的一部份，流程图中的风险点要以灰色填充进行标识， 并对控制措施进行说明。 （5）程叙文件若汇编成册，应另设封面（见附件二），封面上名称为程叙文件汇 编，还有编号（无顺序号）、生效日期、审批等内容，汇编时应编写目录页，目 录格式及页面执行431.1 （3）o 作业文件的构成和编写要求 （1）作业文件由封面、正文和流程图（需要时）、流程说明（需要时一）构成。 （2）封面：名称、编号、版本号、生效日期、审批等内容。（见附件一） （3）正文：按要求用小标题，1.目的、2.合用范围、3.术语解释（需要时）、4. 职责、5.控制程序、6.相关文件、7.相关记录。 （4）流程图与流程说明：如果作业文件涉及流程的要绘制出Visio流程图并作 出流程说明作为作业文件的一部份。 （5）作业文件如汇编成册，应另设封面（见附件二），封面上有名称、生效日期、 审批等内容，汇编时应编写目录页，目录格式及页码执行431.1 （3）o 文件编号规定 编号规则 文件整体编号由“文件编号”和“版号”组成，文件编号和版号一行罗列，各代 码之间用7隔开。方式如下： 编号：单位代码文件类别号部门代码攵件顺序号4版本号4修订状态号] 通知类文件编号按照“秦南xx字[2022]xx号，来统一编号，例如：品控部01 号文件编号为QN品控字[202001号”、采购部08号文件则为“秦南采购字 [2022]08号”……其他部门类似。由总经理处下发的文件编号按照“秦南 字[2022]xx号，来区分，例如总经理下发的5号文件，编号为嗪南字[2022]5 号: 注：括号内的年代号随着时间的变化及时自动更新。 单位代码规则 单位代码用单位简称的四个首写字母表示，XXXX科技有限公司代号用 “QNJY”