协商和沟通控制程序.pdfVIP

1 目 的 建立有效的协商和沟通机制，保证员工充分参与质量、环境、职业健康安全事务 的协商与管理，保证内外部信息得到及时、有效的交流。 2 范 围 适用于质量、环境、职业健康安全事务的协商和内外部信息交流的管理。 3 职 责 3.1 物业管理部、综合管理部、工程维修部、各管理站负责收集对应相关方的信息。 3.2 物业管理部负责协商和沟通的综合管理，负责统筹内外部信息的传递和处理，做好 信息汇总，保存工作。 3.3 各部门、各管理站负责工作范围内信息的传递和收集。 3.4 综合管理部负责监督处理公司内部员工反映的问题。 3.5 管理者代表对信息的传递和处理进行监督。 4 工作程序 4.1 质量、环境职业健康安全事务的协商 4.1.1 公司和各部门、各管理站在组织进行下列活动时,应与员工或其代表协商： 1）质量、环境职业健康安全事务的制定、修订、评审； 2 ）管理体系文件，特别是作业指导书的制定、修订和评审； 3 ）过程的识别与确定；环境因素的识别与评价；危险源辨识、风险评价和风险控 制的策划； 4 ）可能影响工作场所环境、职业健康安全变化的任何活动。 4.1.2 协商前，要做好“质量、环境职业健康安全事务协商计划” ，按计划进行。必要 时，将“质量、环境职业健康安全事务协商计划”及协商结果通报给相关方，以得到他 们的理解和支持。 4.1.3 员工或其代表参与协商的方式有：口头或书面意见和建议，参与会议讨论等。 4.1.4 综合管理部收集员工的意见和建议，并将这些意见反馈给相关部门，并监督其处 理。 4.2 信息的交流与沟通 4.2.1 信息的分类 4.2.1.1 外部信息 1) 安全生产监督管理局、劳动局、环保局、质量技术监督局、城建局、认证机构 等检查或监测的结果及反馈信息； 2) 市场动态； 3) 相关方反馈的信息及其投诉。相关方指顾客、服务分包方、工程合同方、供应 商、运输公司、社区居民等； 4) 政策法规、标准类信息，如法律、法规、条例、标准等； 5) 其他外部信息，如各部门、各管理站直接从外部获取的有关质量、环境、职业 健康安全的方面的信息。 4.2.1.2 内部信息 1) 内部日常信息，指正常情况下的各类信息； 2) 内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如质量、环境、职业健康安全 不符合信息； 3) 紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等紧急情况； 4) 其他内部信息，如员工的建议等。 4.2.2 信息的交流 信息可通过报告、记录、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递。 4.2.2.1 外部信息的交流 1) 物业管理部、综合管理部、工程维修部、各管理站负责对安全生产监督管理 局、劳动局、环保局、质量技术监督局、城建局、认证机构等检查或监测的结果及反 馈信息汇总到物业管理部，由物业管理部传递到公司相关部门。当监测或检查结果出 现不符合情况，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理； 2) 政策法规、标准类的资料信息由物业管理部负责收集、更新整理，交综合管理 部保存。详见《文件控制程序》、《法律法规和其他要求控制程序》； 3) 工程维修部负责与工程合同方、综合管理部负责与服务分包方、综合管理部和 管理站负责与供应商和运输公司、各管理站负责与社区居民等相关方进行沟通。对这 些相关方传来的信息，各责任部门应尽快处理。如问题严重，相关部门应及时将信息 传达到物业管理部、管理者代表等有关部门； a) 如是书面信息，直接将其复印件分发有关部门； b) 如是口头信息，则应将其填写在“信息联络单”上，复印后分发有关部门。 物业管理部组织相关部门针对相关方反映的问题，采取纠正措施，详见《纠正和 预防措施控制程序》。当相关方要求答复时，应将处理结果通告对方。 4) 顾客不满意信息、客户投诉的处理由管理站、物业管理部负责。对顾客反映比 较严重的问题，各管理站应及时转达物业管理部、管理者代表等有关部门。参照《与 顾客有关的过程控制程序》执行； 5) 各部门、各管理站直接从外部获取的其他信息，以“信息联络单” 的方式反馈到 物业管理部等有关部门。 4.2.2.2 内部信息交流 1) 日常信息由各部门、各管理站按相关文件的规定收集并传递； 2) 异常的不符合信息，由发现者填写“信息联络单”交由责任部门处理。如问题严 重，则应将“信息联络单”送交物业管理部、上级主管各