建筑公司档案管理制度.docxVIP

建筑公司档案管理制度 档案管理 制度 　　1.档案管理目的 　　为了完善公司当代化、 规范化，系统化的管理制度，全方面加强公司各部门之间的档案、文献、信息等内容的综合管理，增进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更加好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、 法规，制订我司的档案管理制度。 　　2.档案管理范畴 　　2.1? 此管理制度合用于我司全部档案的管理工作。 　　2.2? 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑 施工；经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文献或统计。具体的重要分类涉及：文献档案、声像档案、电子档案等。 　　3.档案管理机构及职责 　　3.1? 公司档案工作实施二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门对本部门档案 资料的整合管理。 　　3.2? 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。 　　3.2.1 公司根据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制订公司文献材料的归档及保管、运用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。 　　3.2.2 综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整顿和归档工作。 　　3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整顿、保管、鉴定和收发使用工作。 　　3.3? 各部门应当指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整顿、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和后来查找复核工作。 　　3.3.1 坚持平时整顿。根据本部门不同种类文献材料的形成特性，制订案卷目录，合理分类寄存，便于运用和归档。 　　3.3.2 负责本部门文献材料的形成、积累、保管和整顿归档工作，确保归档文献材料完整、精确、系统。 　　3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写精确，案卷目录清晰，案卷标题简要扼要。 　　3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，确保文献材料的安全和保密。 　　3.3.5 接受档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。 　　3.4? 档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文献、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪遵法，含有对应的档案专业知识和业务能力。 　　3.5? 档案管理人员变动时，综合部部长要对档案交接负有监交责任，且应当在《档案案卷移交目录》上签字确认。 　　3.6? 会计类档案将由 财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。 　　4.档案管理原则 　　4.1? 档案室必须含有防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。 　　4.2? 归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，寄存科学。 　　4.3? 借出档案材料的时间不得超出一周，必要时能够续借。需要长久借出的需经档案管理员上报经理同意。 　　4.4? 任何人不得回绝归档，对不按规定归档而造成文献材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和私自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司有关规定进行解决。 　　4.5? 归档文献的密级，按照《保密工作管理规定》的有关条款拟定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件的发生；涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档案重点保管。 　　4.6? 借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等状况，档案管理员立刻向综合部部长 报告，经查清责任后并视严重程度做出对应解决决定。 　　4.7? 借用存档文献资料时，档案员应视借阅文档的密级，规定借阅人填写《档案借阅登记簿》等对应统计，认真完善多个借阅手续。借阅人必须确保档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范畴。 　　4.8? 公司档案资料不许外部人员借阅。特殊状况下，外单位来人查阅我司档案，需持单位介绍信并经总经理签字同意，方可查阅，不得抄录或借出。 　　4.9? 公司对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理同意后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。 　　5.档案管理方法 　　5.1? 档案档号的编制： 　　5.1.1 档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的根据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性规定，并能适应计算机管理。 　　5.1.2 档号编制办法 　　■档号基本构造构成是由公司标志、分类号、（一级分类、二级分类）年度号和案卷号构成。 　　5.2? 档案保存期限： 　　5.2.1 档案的保存期限原则划分为永久保存、长久保存、短期保存三种。 　　5.2.2 工程档案（土建技术、质量、安全、经营；水暖、电气、外分包等文献档案、电子档案、声像档案）列为永久保存； 人事档案