格瑞斯华东运营中心实施方案0.doc

格瑞斯华东运营中心实施方案0 公 司 组 织 框 架 方 案 行 政(后勤) 部 工 作 流 程 (附工作流程图) 行政(后勤)部主要工作是:执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行公司证照印鉴的管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行秘书事务管理;执行安全保卫工作;执行后勤的管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。 一、 执行公司证照申办流程 成立公司或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。 营业执照申办 组织机构代码证申办 税务登记证申办 成立公司 二、 执行公司证照印鉴管理: 对于公司的各种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记，特别是公章的外出借用、加盖，更应该按照公司的有关规定来执行，以免出现不良事件。 印鉴、证照编号 归档管理存放 使用部门申请 部门主管审核 经理审批签字 专管人员核对 借阅、使用登记 按时归还、存放 三、 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理: 月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。 部门申请 查看库存 请购计划单 经理审批 物品采购 检查验收 出入登记 月末盘存 帐物相符 监督检查 四、 执行固定资产及低值易耗品的管理: 对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动\增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。 资产分类 建立台帐清单 每月盘存 核对帐物 五、 执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理 行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;电工负责对日常维修的材料进行申购及采购，保证质量;各部门对维修质量监督、确认。 维修申请 准备材料 安排维修 维修结束 检查验收 六、 执行文件档案的归档管理: 根据不同种类档案的特点，做好系统编目、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。 文件、资料收集 分类整理编号 立卷归档 装订成册存放 七、 文件资料收发、复印、传真、打印管理: 各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达，特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门; 文件资料复印、传真、打印、 行政审阅 文件资料的收发 上传下达 准确记录 八、 执行各种费用的支付: 按时申请、交纳公司各项费用，例如:店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。 统计各项所要交纳费用 申请审批资金 部门主管审批 领导审批签字 支付各项费用 归类登记管理 九、 执行对外关系建立维护: 建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新 的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。 关系建立 沟通协调 经常维护 情况汇报 合理调整 十、 执行处理突发事件。 公司各种突发事件出现后，行政部门在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。 突发事件出现 主要情况收集 及时汇报领