信息交流、沟通和协商管理程序（企业管理体系适用）.docxVIP

信息交流、沟通和协商管理程序 1目的 通过本程序的实施，建立和保持有效的交流和沟通机制，对与管理体系相关的各类信息 进行有效控制，以确保公司内、外部信息及时准确传递和交流畅通，以增强业主和相关方满 意度。 2范围 适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关内部和外部的信息交流和沟通。 3职责 综合部负责与相关认证机构的内外协商和信息交流；负责与相关方合同管理中涉及到 质量、环保、安全等的信息交流，并及时传递至公司各相关部门；负责公司管理体系内容的 对外宣传。 综合部负责与上级、行业主管部门以及相关方(除认证机构)的对外信息接收、传递 和处理。 综合部负责内、外部质量信息的接收、处理、传递、反馈。 各部门负责业务范围内的内、外部信息的收集、接收、处理、传递、反馈。 员工事务代表负责员工职业健康安全方面信息的收集、沟通，协助有关部门进行处理。 全体员工都有及时反映问题，准确传递信息的义务和责任。 4工作程序 4. 1信息的分类 4. 1. 1内部信息：在公司经营、管理、服务活动中发生，在公司内部传递的信息，必要时 可提供外部使用。 外部信息：在公司外部发生，传递至本公司，与公司的经营、管理、服务活动有关， 可供在内部使用的信息。 4. 1.3内部信息至少包括： (1)质量、环境、职业健康安全方针的制定、修订和评审； (2)管理体系文件，特别是作业文件及记录的制定、修订和评审： (3)环境因素和危险源的识别、风险评价和风险控制策划过程： (4)作业场所的环境问题和安全问题发生变化时； (5)有关质量、环境、职业健康安全法律法规、标准及其要求的遵守情况； (6)方针、目标、指标、职责权限及管理方案的宣贯、传达和实施信息； (7)重大环境因素、危险源的控制及重大危险源相关的运行与活动的信息； (8)服务质量、工作质量、环境管理与职业健康安全状况的通报 (9)内审、管理评审的信息； (10)各类检测、监测、测量结果； (11)不符合、纠正与预防措施实施的情况； (12)紧急情况下的内部联络方式： (13)各类招聘、教育培训信息； (14)最高管理者、管理者代表有关质量、环境、安全等管理工作的指示和要求； (15)顾客满意测量结果； (16)组织机构变动、部门及职能的调整、重大的人事安排； (17)各部门与管理体系相关的日常联络、常规通报信息等； (18)员工及其代表所关心的职业安全健康问题。 4. 1.4外部信息至少包括： (1)来自上级主管部门的各类信息，关于法律、法规及其他要求的信息： (2)公司管理体系方针和环境绩效、监视和测量结果的有效宣传： (3)相关方的环境信息或抱怨、投诉； (4)与材料供货方、服务外包方等相关系统的信息； (5)就紧急状态与外界的联络(如消防、救护等)； (6)来自第三方认证机构的信息； (7)管理体系方针和质量、环境、安全要求的外部传达； (8)其他外部的安全、环境方面的信息。 4.2 沟通的方式 根据信息的内容和特点，内/外部信息的沟通与交流可采用：会议、简报、工作报告、 布告栏、内部刊物(报刊)、电话、传真、联系单、建议函、电子邮件、通知、通告、培训、 座谈、面谈、问卷、投诉等适宜的方式进行。 4.3信息沟通与实施 4. 3.1内部信息沟通 各体系方针、手册、程序文件等信息发布、培训等形式传递到全体员工。 重要环境因素及不可容许风险的信息的发布传递到全体员工。 综合部通过内审、座谈会等形式对目标、指标与管理方案的实施情况进行检查， 并向管理者代表汇报；管理者代表将体系运行情况、目标指标、管理方案实施情况向总经理 汇报。 4. 3.1.4 在体系运行过程中出现不符合、采取的纠正/预防措施、实施结果等信息的交流按 公司《改进控制程序》要求进行。 紧急事态及应急响应信息由发生或发现部门/人员在第一时间通报主管领导，紧急 状态下的信息沟通按《应急预案与响应控制程序》执行。 内部审核、管理评审信息由综合部以会议纪要和文件的方式负责传达至各单位、 部门负责人，由各负责人传达至部门内部有关人员。 涉及到员工所关心的职业健康安全问题、劳动防护上的问题，有关部门员工应该 及时反映，责任部门应及时收集这方面的信息，汇集反映，督促处理。 4. 3.1.8 各部门在体系运行过程中产生的环境和职业健康安全信息，通过会议、报表、文 件或口头等形式传递； 4. 3.2外部信息的传递、处理与反馈 4. 3. 2. 1对相关法律法规及其它要求的有关信息按《法律法规和其他要求控制程序》要求 进行。 4. 3. 2. 2实施采购时，应向供方明确传递公司有关质量、环境、职业健康安全的要求。 4. 3. 2. 3当发生紧急情况时，应按《应急准备和响应控制程序》规定，与相关方进行信息 沟通。当发生事故时，应按事故报告、调查与处理的规定，进行