办公设备管理规定.pdfVIP

办公设备管理规定 1 总则 为了使办公设备从申购、选型、启用、维护保养、封存、调拨到报废全过程实施规范化 管理，维护办公设备的性能，保护公司资产，特制订办公设备管理细则。 2 适用范围 适用于XX公司办公设备管理的全过程。 3 规定内容 3.1 办公设备的定义 3.1.1 办公设备包括电脑、空调、复印机、打印机、传真机、扫描仪、投影仪、摄录机、照像 机以及车辆等。 3.2 办公设备的申购 3.2.1 办公设备的申购由办公设备使用部门提出。 3.2.2 办公设备的使用部门根据实际需求填写“申购单”，由总裁办审核，执行总裁审批。 3.3 办公设备的选型及购买 3.3.1 办公设备的选型及购买由总裁办负责，或者委托采购科购买。 3.3.2 办公设备的选型，应以价格合理、经济适用、维修方便、节约能源、性能可靠等原则进 行选型。 3.4 办公设备的管理 3.4.1 办公设备的管理部门是总裁办，应指定专人管理，包括验收、登记造册、定期盘点、大 型维修、封存保管、报废注销。 3.4.2 在验收过程中如果发现设备有缺陷，设备附件、技术资料不全及设备有质量问题，由经 办人向厂商交涉解决。办公设备随机附件、随机文件由总裁办专人保管。 3.4.3 办公设备验收后应列入“办公设备明细表”统一登记造册，并做好设备编号标识。 3.4.4 办公设备编号、建帐后由设备管理员将该设备的资产编号记录在发票背面，并签名确认。 经办人凭资产编号按财务规定进行报销。 3.4.5 办公设备由使用部门到总裁办办理领用手续，填写“办公设备领用/借用表”，负责对设 备的日常维护保养，如有遗失或损坏应照价赔偿。 3.4.6 领用办公设备的员工如调职或离职，必须到总裁办办理清退或转交手续。 3.5 办公设备的维护保养 3.5.1 办公设备的管理和简易维护由使用部门或领用人负责。 3.5.2 办公设备的使用必需严格按设备说明书的规定进行操作，严禁超负荷、超规范使用设备。 3.5.3 办公设备出现故障，由总裁办负责联系厂商进行维修，设备故障修复验收合格后填写“设 备维修与保养记录”，由总裁办负责归档。 3.6 办公设备的封存、启用 3.6.1 办公设备因故长时间停用，由管理人员填写“设备封存/启用申请表”，交主管审批。 3.6.2 封存设备重新启用，应填写“设备封存/启用申请表” ，并按照规定办理审批手续。 3.7 办公设备的调拨及借用 3.7.1 凡属集团的办公设备，未经批准，不得自行外调，所有办公设备的调动应按下述规定办 理： a) 在集团与公司之间的调拨应经总裁办直至执行董事的批准，由总裁办负责办理交接手 续，填写“办公设备领用/借用表”。 a) 各部门之间借用设备，涉及到设备拆装的应到总裁办办理手续，填写“办公设备领用 /借用表”。借用期间，使用部门应对设备的使用管理负责。用完后对设备进行清洁保养 后方可能交还； b) 外厂借用公司设备，经总裁办同意方可借用，并填写“办公设备领用/借用表”。在 用期间发生设备故障造成的直接经济损失，由借用单位赔偿，并按协议收取借用酬金。 3.8 办公设备报废管理 3.8.1 凡集团办公设备，必须办理正式报废手续，才能作出报废处理。未批准之前，使用或保 管部门必须妥善保存，不得自行拆卸或挪用设备的零部件。 3.8.2 办公设备如符合下列条件之一者，可申请报废： a) 超过使用年限，主要结构陈旧、无修理价值，且不能改造利用的设备。 b) 因事故和灾害，使设备严重损坏，无法修复者； c) 购入的设备本公司不适用，因而造成长期闲置积压资金者。 3.8.3 办公设备报废由使用部门提出申请，填写“设备报废申请表”，由总裁办审核，执行总裁 审批。审批后设备管理人员应注销设备台帐和有关的资料，并报财务科。 4 附则 4.1 本规定由集团公司行政中心制订，并负责解释。 4.2 本规定呈报集团公司董事会批准，修改、废止时亦同。 4.3 本规定施行后，凡既有的类似规定自行终止，与本规定有抵触的以本规定为准。 附： 1、申购单 HL-XZ-ZD-12-01 2、办公设备明细表 HL-XZ-ZD-12-02 3、办公设备领用/借用表 HL-XZ-Z