物业档案管理.pdf

物业企业的档案管理 郑群慧 一、什么是物业档案 二、物业的档案管理 三、如何做好档案管理 四、案例分析 一、物业档案 ： （一）定义 ： 物业档案资料是指从物业公司从事物业管理、 服务过程中形成的作为原始记录保存起来 ，以备 考查的文字、图像、声像以及其他各种方式和载 体的文件材料的总和。 二、表现形式 （一）按载体不同： 纸张、磁带、光盘、胶片等 （二）按记录方法不同：手写、复印、录像、摄影、晒制、 印刷等 （三）按给合方式不同： 图、档、卡、册、表、证、计 算机软件、声像材料等。 （四）按表达的方式不同：文字、图像、声音等 （三）特点 ： 1、从形式上 ：留下了管理者的笔迹和签名 ； 2、在内容上 ：记录着物业和关系单位的真实面貌以 及管理过程的实际反映。 u原始性 u真实性 （四）作用 ： 1、凭证作用： 物业档案资料既不是事后编写的，也不是任 意搜集的，更不是虚假造作的，它是物业管理活动 的真迹；具有法律凭证作用。 2、参考分析作用： 物业管理档案资料不仅记录了物业管理活 动的状况 ，而且记录了物业管理活动的发展 ， 以及探索物业管理发展的成果。它对于查考既 往情况、总结经验教训 ，摸清规律 ，具有重要 的参考作用。 （五）档案的内容/类别 ： 1、物业权属资料 （技术资料和验收资料）； u业主资料 u承接查验资料 2、服务提供过程中产生的资料 ； u主营业主收入过程中 ：如客户服务、环境管理、秩序维 护、工程维保等 ； u配套经营收入过程中 ：如有偿维修、家政保洁、庭院代 管、销售案场服务等 ； 3、物业企业内部管理过程中产生的资料 u 内部 ：如员工档案、培训、企业收发文档案等 ； u 外部 ：行业资料、媒体宣传资料等 （六）档案的分类方法 ： 1、时间分类法 ：按资料产生的时间来分类 ； 例如 ：发文、员工档案、业主档案等 ； 2、组织机构分类法 ：按企业内部组织架构 例如 ：如公共设施设备的维修养护记录归入工程 部的运行记录 ； 3、事件分类法 ：按照全宗内档案反映的事件进行分 类。 例如 ：社区活动档案 ；重大事件 ；承接查验 二、物业档案资料管理 ： （一）物业档案资料管理 ： 包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理 服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检 素、保存、分析利用 ，在某一时点上 ，及时、 准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的 有关资料与数据。 1、档案的收集与整理 ： 注意事项 ：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错 不漏。 A、完善 ：从空间上讲面 ，从地下到楼顶、从本体到配套 ， 从建筑物到环境 ；从时间上讲是指物业管理的自始至终 ， 从物业的规划设计到售后 日常管理服务的全过程。 B、及时 ： “六时” --物业承接查验时，此时是全面掌握房屋建筑、附属设 备、公共设施、绿地绿化、相关场地等物业基本情况的最 佳时机 ； --楼宇入伙时，是全面掌握业主或租户基本情况和物业使用 情况的最佳时机 ； --上门访问时，通过主动上门访问，与业主或租户进行对话 或沟通 ，核对已有记录 ，注记变动情况 ； --接待投诉时，通过 日常接待和处理投诉 ，掌握动态、修正