数字档案元数据研究.pdfVIP

数 字 兰 台 数 字 档 案 元 数 据 研 究 □ 西南大学档案馆 刘必全 摘 要 元数据及其管理技术是数字档案馆相关技术中不可缺少的一部分。在数字化档案馆的运作中,无论是存取过程还 是检索过程,都是以元数据为基础来实现的。 关键词 元数据 档案 标准 因特网提供了丰富的数字资源,如大量全文电子文件、图片、 使用环境有关。④元数据的互操作性。在不同资源对象、不同领域 音像资料等。因特网上的信息资源越来越多,而利用者查找到的信 中会存在多个元数据标准。这就引起了元数据的互操作、元数据格 息资源却越来越少,这是因为网络信息资源的动态性、分布性、多 式的释读、元数据格式的转换等。 元数据较注重描述对象的内 ⑤ 元性和无序性给利用者查找信息资源带来了困难。对数字化信息 容、内部结构或标准以及应用与管理方面的属性;在网络环境下, 资源进行准确、规范的描述和组织的需求使元数据迅速的发展和 元数据本身有分布式管理与应用的需求;直接利用标记语言或数 应用。元数据是描述数字化信息资源或数据对象的数据,能够实现 据库等制作,保证了元数据的结构化,容易被计算机处理和交流。 简单和高效地管理数字化资源,方便利用者查找和获取信息资源。 数字档案馆的最终表现形式是可以在互联网上阅读、浏览全文电 所谓元数据就是对具体资源对象进行定位和管理,并有助于资源 子文件、图片、音像数字资源,元数据标准能合适这一要求。 对象的发现和获取的数据。元数据标准取决于具体资源描述对象, 2.数字档案馆元数据的构成。根据《电子文件归档与管理规 不同类型的资源对象需要用不同的元数据标准来描述。 范》,电子文件的元数据被定义为“:描述电子文件数据属性的数 元数据的特点。 元数据是用来描述信息资源的标准,由多 据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、 1. ① 个按照规定的编码语言和编码方式来揭示信息资源的属性和特征 字处理软件和图形处理软件、字符集等数据。”因此,元数据实际上 描述。②元数据由多层次结构组成,通常有内容结构、句法结构和 就是对数据进行著录而得到的著录信息,这些著录信息专门用于 语义结构。 元数据的结构和完整性与对信息资源的属性描述和 电子文件的管理,以保证电子文件的真实性、可靠性,元数据就是 ③ !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! 位、拟稿、拟稿日期、主办单位审核、审核日期、核稿、核稿日期、复 功能扩充。 核、复核日期、签发、签发日期、会签、会签日期、打字、打字日期、校 三、系统实施的意义 对、校对日期)。 校内来文基本信息(校内来文号、收文日期、来文 提高效率。系统的流程管理可方便地对系统中文件的办理流 ⑤ 1. 单位、文件题名、内容提要、文件日期); 校内来文处理信息(校内 程进行监督查询,并且在文稿处于办理状态时,根据具体情况可以 ⑥ 来文号、收文日期、来文单位、文件题名、文件日期、拟办意见、拟办 进行催办操作。同时,由于电子文件不受时间与空间的限制,用户 人、拟办日期、批办意见、批办人、批办日期、处理结果)。 可在权限范围内24小时查询利用文件、档案资源。所以,系统的实 ()档案信息部分: 归档信息(移交单位、交接序号、文件编 施克服了利用传统方法查询文件不方便的弊端,降低公文流转强 2 ① 号、文件题名、文件日期、页数、密级码、备注、移交人、接收人、移交 度,缩短收发文办理周期,提高工作效率。 日期); 案卷信息(案卷级档号、分类号、案卷题名、归档部门、起 明晰责任。传统公文处理办法不能及时了解文件处理过程和 ②