公司财务管理档案规章制度.pdf

Word 公司财务管理档案规章制度 公司财务管理档案规章制度1 第一条制定目的 为进一步加强会计档案管理，保证会计档案妥当保管、预防丢 失和泄密，依据 《公司法》、《企业财务管制度》及 《会计档案管理方 法》等法律、法规相关规定，结合我司实际状况，特制定本管理方法。 其次条适用范围 本制度适用于集团全部分支机构。 第三条管理部门 1、集团各分支机构档案管理部门和财务部门共同负责会计档 案工作的指导、监督和检查。会计档案的详细管理工作由财务部门负 责，由财务部门指定专人负责在特地地点保管。保管地点应具备完善 的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。 2、集团财务部及内部有关的分公司、子公司，必需建立会计 档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥 当保管、有序存放、便利查阅、严防毁损、丢失和泄密。 第四条会计档案归档范围 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、财务分析、财 务政策、管理制度等专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要材 料和证据，详细包括： 1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计 第 1 页 Word 凭证。 2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，帮 助账簿，其他会计账簿。 3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、 附表、附注及文字说明，其他财务报告。 4、票据类：增值税发票、一般发票、支票、银行汇票等。 5、其他类：财务预算及分析材料、银行存款余额调整表、银 行对账单、会计政策、管理制度、其他应当保存的会计核算专业资料、 会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。 第五条会计档案的装订和保管 1、每年形成的会计档案，应当根据归档要求，负责整理立卷， 装订成册，凭证用绵纸封口并盖章，编制会计档案保管清册。 2、会计档案的装订：会计档案的`装订包括会计凭证、会计账 簿、会计报表及其他资料的装订，装订要符合国家会计档案要求，内 容齐全，便于查阅。 3、会计档案的保管：会计档案由财务负责人指定专人保管， 出纳人员不得兼管会计档案。会计档案由财务会计部门保管1年，期 满后应由财务部门编造清册移交本公司档案部门保管。 4、档案部门接收保管的会计档案，应当保持原卷册的封装， 个别需要拆封重新整理的应会同财务部门和经办人共同拆封整理，以 分清责任。 第六条会计档案的借阅 第 2 页 Word 1、会计档案为本公司供应利用，原则上不得外借。如有特别 需要，须经公司负责人或集团相关负责人、会计机构负责人 〔会计主 管〕批准方可借阅。 2、公司以外的部门借阅会计档案时，借阅人应持有所属单位 正式介绍信，经被借阅单位会计主管人员和公司负责人批准后，方可 办理借阅手续。集团总部部门因工作需要须借阅各分子公司会计档案 时，应经集团财务总监和被借阅单位财务负责人批准后，方可办理借 阅手续。 3、财务部应建立借阅登记清册，全部借阅人应仔细填写档案 借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等状况 登记清晰。〔详见附表〕 4、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原 卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件。如有特别状况，须经 本单位领导和财务主管批准后方能携带外出或复制原件。 5、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并 办理注销借阅手续。6、 全部内外部会计档案借阅，一律须被借阅单位财务部档案管理 员全程伴随，借阅地点仅限本单位档案室或财务部。 第七条会计档案的保管期限 1、会计凭证保管15年。 2、会计账簿保存 15年，其中现金和银行存款日记账保存