公司管理档案的相关制度.pdfVIP

Word 公司管理档案的相关制度 一、介绍论述 1、档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机 构以及肯定的个人、家庭和家族形成的。 2、档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里 的文件是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各 种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具 有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等独特差异。从 文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来 说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文 件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件;其 次是价值评判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分;最终 是系统性批判，档案是把分散状态的文件按肯定规律规律整理而成的 信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿;文件是档 案的基础，档案是文件的精华;文件是档案的素材，档案是文件的组 合。 3、档案的形式多种多样。档案的形式包括载体、制作手段、表 现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等; 从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等; 从表现方式来看，有文字、图表、声像等。 4、档案的本质属性。档案具有历史再现性、学问性、信息性、 政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性 第 1 页 Word 为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要 地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。 二、管理制度 第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完好性及保密 性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 其次条 档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部 的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合管理部档案管理员负责公司全部档案资料的统一收集管 理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，仔细细致地做 好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督 和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。 第三条 归档制度 1、凡是反映公司战略进展、生产经营、企业管理及工程建设等 活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个 人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必需是原件，原件用于报批不能归 档或相关部门保存的，综合部保存复印件。 第 2 页 Word 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要准时归档; 以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件; 属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的， 由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理 部备案。 6、由公司对外签订的经济合同，应保存三份原件，综合管理部 保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特别状况只 有一份原件时，由综合部保存原件。 7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移 交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的 由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的特地库房，各部门应依据保存 档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等平安条 件。 2、归档资料要进行登记，编制归档名目。 3、档案管理员要科学地编制分类法，依据分类法，编制分类名 目;依据需要编制专题名目，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类、分