服务档案管理制度.pdf

Word 服务档案管理制度 服务档案管理制度1 第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完好性及保 密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 其次条 档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理 部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合管理部档案管理员负责公司全部档案资料的统一收集 管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，仔细细致地 做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监 督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。 第三条 归档制度 1、凡是反映公司战略进展、生产经营、企业管理及工程建设 等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何 个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必需是原件，原件用于报批不能 归档或相关部门保存的，综合部保存复印件。 4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要准时归档; 第 1 页 Word 以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件; 属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的， 由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理 部备案。 6、由公司对外签订的经济合同，应保存三份原件，综合管理 部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特别状况 只有一份原件时，由综合部保存原件。 7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料 移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外 的由各部门自行保管。 第四条 档案保管制度 1、公司综合管理部设存放档案的特地库房，各部门应依据保 存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等平安 条件。 2、归档资料要进行登记，编制归档名目。 3、档案管理员要科学地编制分类法，依据分类法，编制分类 名目;依据需要编制专题名目，完善检索工具，以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明， 存放科学。 5、库存档案必需图物相符，帐物相符。 6、档案管理人员要熟识所管理的.档案资料，了解利用者的需 第 2 页 Word 求，把握利用规律。 7、依据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年 年终据此进行整理、剔除。 8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公 司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保 存。 9、严格遵守档案平安保密制度，做好档案流失的防护工作。 10、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作，方可 办理调动手续。 第五条 档案借阅制度 1、档案属于公司机密，未经答应不得外借、外传。外单位人 员未经公司领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必需 在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保 管部门负责人批准。 3、借阅档案，必需履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过 期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。 5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明 卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 6、借阅档案资料者必需妥当保管