公司职员档案管理工作规范.docxVIP

公司职员档案管理工作规范 1. 引言 本文档旨在规范公司职员档案管理工作，确保档案的完整性、安全性和可访问性，以支持公司的日常运营和决策。 2. 职员档案的定义 职员档案是指公司对职员个人信息的记录和存储，包括但不限于入职资料、合同、绩效评估、培训记录以及其他相关文件。 3. 档案管理责任 3.1 公司总经理负责档案管理的整体规划和决策，确保档案管理活动符合相关法规和政策要求。 3.2 人力资源部门负责职员档案管理工作的具体实施，建立和维护职员档案的电子或纸质备份。 3.3 各部门负责保管和更新所属职员的相关档案，并协助人力资源部门完成档案的整理和归档工作。 4. 档案管理流程 4.1 入职档案管理 4.1.1 人力资源部门负责收集和整理新职员的入职资料，包括身份证、毕业证、合同等，并建立个人档案。 4.1.2 人力资源部门将入职资料存储在电子或纸质档案中，确保信息的完整性和准确性。 4.1.3 档案管理员负责记录新职员档案的存放位置，并及时更新档案索引。 4.2 升迁和离职档案管理 4.2.1 人力资源部门负责记录职员的升迁和离职信息，并进行相应的档案调整。 4.2.2 档案管理员负责将离职职员的档案进行归档处理，包括存储、封存和保管，以确保信息安全和保密性。 4.3 档案存储和保护 4.3.1 公司应建立安全可靠的档案存储系统，包括实施数据备份和存储风险评估。 4.3.2 档案管理员负责制定档案存储方案，并确保存储设施和设备的合理使用和维护。 4.3.3 档案管理员和人力资源部门负责保护档案的机密性和隐私性，限制未授权人员的访问权限。 5. 档案访问和使用 5.1 职员有权访问和使用自己的档案信息，申请查询应提交书面申请，并在合理时间内获得反馈。 5.2 除职员本人外，其他人员如需访问和使用档案信息，须获得职员本人书面授权或符合法律法规的规定。 5.3 档案管理员和人力资源部门应合理控制档案信息的使用权限，根据实际需要进行授权和审批。 6. 档案保管期限 6.1 公司应根据相关法规和政策规定确定档案的保管期限，并建立档案保管期限表进行管理。 6.2 档案管理员负责对过期的档案进行清理和归档，确保档案保管期限的合规和有效性。 7. 档案销毁 7.1 公司应定期对无效和过期的档案进行销毁处理，确保不再需要的档案信息不会被泄露或滥用。 7.2 档案管理员负责制定档案销毁计划，并按照相关流程执行销毁工作，记录销毁过程和结果。 8. 档案管理培训 8.1 公司应定期组织档案管理培训，培养员工对档案管理工作的认识和责任意识。 8.2 人力资源部门和档案管理员负责提供相关培训材料和指导，确保员工能够正确理解和操作档案管理流程。 9. 附则 9.1 本规范在实施过程中如有需要修改或补充，应按规定的程序进行审议和批准。 9.2 本规范自发布之日起生效，并适用于全体公司职员档案管理工作。 以上为公司职员档案管理工作规范，希望全体员工能依据本规范开展档案管理工作，并确保档案的完整和保密性。