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会展活动现场管理七系统

张强/文

会展现场管理是指会展组织者在某一具体时间、特定场所对参与会展活动事件的群体、物品、资金、信息等多项交叉任务进行协调与服务管理的总称。“会展现场管理”一直以来在国际上也没有完善的定论，这是因为不同时期、不同性质、不同主体的会展活动现场管理均有差异。目前国际上部分会展组织在现场管理中借用了“SWOT分析法”与“5S”管理等相关经验，结合会展实际情况进行了创新。随着现代会展业的快速发展，欧盟组织早期引入的知识已不能满足现代会展业发展的需求。

第一种:SWOT分析法

SWOT分析发又称为态势分析法，它是由美国旧金山大学的管理学教授于20世纪80年代初提出来的。

我们常用来作为企业a)整理(SEIRI):工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东西;

目的:清除零乱根源，腾出“空间”，防止材料的误用、误送，创造一个清晰的工作场所

b)整顿(SEITON):把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理;

目的:定置存放，实现随时方便取用

c)清扫(SEISO):将不需要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态;

目的:1)保持工作环境的整洁干净;2)保持整理、整顿成果;3)稳定设备、设施、环境质量、提高产品或服务质量;4)防止环境污染。d)清洁(SEIKETSU):维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作人员觉得整洁、卫生;

目的:1)养成持久有效的清洁习惯2)维持和巩固整理、整顿、清扫的成果

e)素养(SHITSUDE):通过进行上述4S的活动，让每个员工都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，做到“以厂为家、以厂为荣”的地步。

目的:1)养成良好习惯;加强审美观的培训;遵守厂纪厂规;提高个人素养;培训良好兴趣、爱好。2)塑造守纪律的工作场所;3)营造团队精神。注重集体的力量、智慧。

一、展览现场管理系统

?接待管理系统

接待管理系统是现场管理的第一任务，接待工作安排科学才能保证会展活动现场疏导与管理工作的顺利展开。在有条件的展览场所可以通过科学技术产品与现代通讯设备提高接待质量与效率，在条件较差的地方，可以在接待方面多安排一些工作人员与志愿者，以人力接待疏导为主。

展览接待任务如下:

?识别来者身份。例如:参展商、专业观众、非专业观众、开幕嘉宾、参观嘉宾、媒体记者、展位促销服务人员、会场服务人员等。(到会人员识别方法有:证件识别法、标识识别法、问询识别法)

?制定人员流动疏导方案

?协助办理相关证件

?协助随身物品托管或寄存

?疏导到会车辆

?介绍展会活动的基本情况

?协助填写参观注册信息

?讲解展会现场相关注意事项

?告知开馆、闭馆时间

?接待现场咨询人员

?协助办理相关商务手续

?其他接待相关事务

?商务管理系统

商务管理系统:分为财务管理系统、手续补办系统、商务租赁系统、证件补办系统。商务管理系统的工作量由展会前期工作量决定，如开展前大量工作已完成，现场工作量相对较小，如大量工作任务前期没有完成，就会造成现场商务管理任务繁重。

商务管理系统具体任务如下:

?验证手续、办理交费、出据发票

?收取相关商务租赁费用

?收取临时入场购票费用

?办理会刊资料领取手续

?验收现场临时采购物资

?审核发放现场各项支出

?提供打印、传真等现场服务

?编辑管理相关协议文本

?填写各方制定的临时需求表格

?其他商务相关事务

?后勤保障系统

后勤保障系统是现场主要物资管理与供应中心。如:运输设备、仓储、餐饮、车辆调用与配发工作，后勤管理实际是一系列后勤活动管理的统称。由于后勤总是在有组织与管理的方式下进行，所以后勤与后勤管理不过是一个事物的两个方面。

?现场相关餐饮服务商管理与调度

?现场相关运输设备管理与调度

?现场相关移动展具、模型的临时管理与调度

?现场可移动广告载体管理与回收

?现场展示租赁设备管理与回收

?现场绿植管理与回收

?现场非展区装饰材料管理与回收

?现场成型宣传材料管理

?现场摄影摄像设备管理与协调

?现场各种开幕、闭幕物品的管理与回收

?现场各种工作证件与服装等相关物品领用

?现场各类人员的管理与疏导

?现场各类信息的处理、反馈与收集

?现场各类组织关系的协调与分配

?展区展务管理系统

展区展务管理又称为:现场参展商服务。指会展组织者在展示场所为参展者提

供的服务与协调展出事务的总称。

?展区测量与展品检查

?更换与调整展位

?展位促销管理

?展位噪音管理

?展位水、电、气、餐饮协调

?展品知