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局电子文件归档与管理暂行办法

第一章总则

第一条为了逐步实现档案管理现代化建设的需要，规范我局形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全和信息可用性，充分发挥电子文件的凭证参考作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。

第二条本办法适用于本局各部门、河勘中心、勘测分局等部门产生的具有档案保存价值的电子文件的管理。

第三条基本术语解释

电子文件：指本局在科研、生产、基建和管理等活动或从

事社会活动，在数字设备及环境中所形成的，以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。（四）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。

电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构和背景信息和元数据等无缺损。

电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完整性和兼容性。

第二章管理体制和职责

第四条根据《中华人民共和国档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”的规定要求，各科室负责人和兼职档案员，协调解决实际问题，根据本暂行办法，负责做好电子文件归档的管理工作。

第五条各科室从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，应明确职责，责任到人，对其实施超前管理。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作一般由承办（生产）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导、检查和保管、开发利用等工作，通常由档案室负责。

第六条为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按制度严格要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。

第七条各科室归档的电子文件，应与其它门类和载体的档案实行集中统一管理。档案室要配备与各科室部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用的计算机系统的安装、操作、复制等技能，组织编写归档电子文件各种检索工具，并积极主动开展档案编研、信息开发和提供利用服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第三章归档范围及其保管期限第八条电子文件归档范围

只要是本单位在科研、生产、基建、管理等工作中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件都应收集保存。主要包括以下几种类型：

（一）信息类型

1.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。

2.图像文件：指用扫描仪等设备获得的静态图像文件，如果其压缩计算方法特殊则应将相关软件一起收集。

3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得静态图形文件，收集时应注意其对设备依赖性、易改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

4.数据文件：指各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文件。

5.影像文件：指用视频设备获得动态图像文件，收集时应注意收集其压缩计算方法和软件。

6.声音文件：指用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

7.多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包括前面所示的两种以上信息形式，收集时应注意参数准确，数据完整。

8.数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

环境类型

1.计算机程序：指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等。

2.数据文件：指用计算机软、硬件系统进行信息处理等过程形成的各类参数、管理数据等。

载体类型

光盘、磁盘、磁带等介质。

第九条各科室应定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件脱机卸载制作备份。需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件一并归档。

第十条归档电子文件的保管期限电子文件的保管期限按国家、上级主管部门和本局制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。