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档案业务培训ppt课件2023-12-13

CATALOGUE目录档案业务概述档案收集与整理档案数字化管理档案安全与保密管理档案利用与服务创新档案业务培训与展望

01档案业务概述

档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案定义根据档案的形成者和档案内容的性质，档案可分为公务档案、科技档案、专门档案、私人档案等。档案分类档案的定义与分类

档案是历史的见证，具有重要的凭证价值，可以为各项工作提供可靠的依据。凭证价值档案记录了各种社会实践活动的过程和结果，具有重要的参考价值，可以为各项决策提供有益的参考。参考价值档案是人类文明的重要载体，具有重要的传承价值，可以传承历史文化，弘扬民族精神。传承价值档案工作的意义和价值

档案工作的基本原则统一领导、分级管理原则档案工作应在国家档案行政管理部门的统一领导下，实行分级管理，确保档案的完整与安全。维护档案完整与安全原则档案工作应维护档案的完整与安全，防止档案的损毁和丢失。便于社会利用原则档案工作应便于社会各方面对档案的利用，为经济建设、社会发展和科学研究服务。

02档案收集与整理

档案收集的方法和途径按照规定的时间节点，定期向各部门收集档案材料。各部门主动将重要档案材料移交给档案管理部门。针对散失在民间的珍贵档案，进行征集采购工作。通过电子邮件、网络传输等方式收集电子档案。定期收集主动移交征集采购电子档案收集

分类整理编号排序目录编制数字化处理档案整理的标准和要照档案的性质、内容、载体等进行分类整理。对档案进行编号，按照时间顺序或者其他逻辑顺序进行排序。编制档案目录，方便检索和利用。对纸质档案进行数字化处理，提高利用效率。

对收集到的档案进行价值鉴定，确定其归档范围。鉴定价值根据档案的价值和重要性，划定合理的保管期限。划定保管期限将鉴定合格的档案进行归档处理，编制归档清单和目录。归档处理对超过保管期限且无保存价值的档案进行定期销毁。定期销毁档案鉴定与归档流程

03档案数字化管理

优势提高管理效率：数字化管理可以快速检索、查询和调阅档案，减少人工操作，提高管理效率。节省存储空间：数字化档案可以存储在电子设备上，节省大量实体存储空间。数字化管理的优势与挑战

数字化管理可以减少对档案原件的频繁翻阅和损坏，延长档案寿命。数字化档案可以通过网络实现远程共享，方便不同部门和人员之间的协作。数字化管理的优势与挑战实现信息共享保护档案原件

挑战数据安全问题：数字化管理需要保障数据的安全性，防止信息泄露、篡改和丢失。技术更新问题：随着技术的不断发展，需要不断更新数字化管理系统和设备，以适应新的技术标准和要求。数字化管理的优势与挑战

制作扫描处理：通过扫描仪将档案原件进行扫描，生成数字图像。OCR识别：通过OCR技术对数字图像进行文字识别，生成可编辑的文本。数字化档案的制作与存储

数据整理：对数字图像和文本进行整理、分类和命名，方便后续检索和利用。数字化档案的制作与存储

存储存储设备选择：根据档案的重要性和数量选择合适的存储设备，如硬盘、光盘、云存储等。数据备份：定期对数字化档案进行备份，以防数据丢失。数字化档案的制作与存储

03数据统计与分析：对数字化档案进行数据统计和分析，为决策提供参考依据。01利用02检索查询：通过关键词、日期、人名等方式对数字化档案进行检索查询。数字化档案的利用与保护

远程共享：通过网络实现数字化档案的远程共享，方便不同部门和人员之间的协作。数字化档案的利用与保护

保护访问权限控制：设置访问权限，限制未经授权的人员对数字化档案的访问。加密处理：对重要的数字化档案进行加密处理，确保数据的安全性。定期维护与检查：定期对数字化档案进行维护和检查，确保数据的可读性和完整性字化档案的利用与保护

04档案安全与保密管理

维护国家利益和安全加强档案管理，防止机密信息泄露，维护国家安全和利益。促进档案资源开发利用在确保档案安全的基础上，推动档案资源的合理开发利用，为经济社会发展提供支持。保障档案完整与安全确保档案的完整性、准确性和可读性，防止档案被篡改、损毁或丢失。档案安全与保密的重要性

完善档案管理法规制度，明确管理职责和工作流程，确保档案管理有章可循。建立健全档案管理制度强化档案实体保护加强档案信息化管理严格控制档案利用权限采取防火、防盗、防水、防潮等措施，确保档案实体安全无虞。运用现代信息技术手段，对档案进行数字化、网络化管理，提高档案管理效率和安全性。根据档案密级和利用需求，合理设置利用权限，防止未经授权的人员查阅、复制档案。档案安全与保密的措施和方法

针对可能出现的档案安全事故，制定完善的应急预案，明确应对措施和责任人。制定应急预案定期组织应急演练活动，提高档案管理人员应对