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档案管理制度

档案管理制度

一、目的

为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司

档案管理制度。

二、适用范围

适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案

管理资料。

三、职责

3.1行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。

3.2各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人

员。

3.3各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保

证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。

3.4总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，

并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，

组织集中整理工作。

四、管理内容

4.1档案管理要求及原则

4.1.1档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做

到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。

4.1.2管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案

资料，存档案室集中统一管理。

4.1.3装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载

体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。

4.1.4随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。

4.1.5档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉

电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。

4.1.6档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物

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相符。对破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀措施。

4.1.7档案工作要充分利用电子计算机等先进设备来加强科学管理，提高档案工作的管

理水平和服务质量。

4.1.8做好档案信息开发利用工作。档案管理员要绘制档案分类大纲和存放示意图，编

制检索工具和参考资料，认真编好档案目录。档案管理员要熟悉所藏档案情况，方便快捷

提供利用。

4.1.9坚持履行档案借阅手续，经相关领导批准后方可借阅并认真做好登记及催还档案

工作，严格区分开放与控制使用的档案。

4.1.10档案管理员必须认真负责管理档案。查阅档案必须由档案管理员查找、调取。

4.1.11档案接收、移出、销毁及档案管理员工作变动，必须进行档案交接，逐一清点

核对，履行交接签收手续，及时记入《档案移交和接收登记薄》，对接收的档案，原则上应

保持原卷册原貌，以分清责任。

4.1.12对超过保管期限的档案，要按照保管期限重新组织鉴定；对于需继续保存的

档案要造具《档案销毁清册》，写出报告，经领导审核同意，由专人监销。

4.1.13档案在归档前由保存者个人负责，归档后由档案管理员负责。谁出问题谁负

责。

4.1.14相关档案应由档案管理员收集并装订成册，由档案管理员保存。

4.1.15档案管理员和直接责任人发生玩忽职守、擅自提供抄录、损毁、丢失、泄密

等事件，要追究责任，根据情节轻重按照公司相关制度规定给予行政或刑事处理。

4.2各类型档案归档内容

4.2.1工程量清单及控制价编制归档应收集的资料

4.2.1.1工程造价咨询合同

4.2.1.2三级复核表

4.2.1.3清单及控制价编制成果文件纸质文本（注：纸质文本可不打印分部分项工程

量清单计价分析表）

4.2.1.4电子文档（光盘）存档内容应当包括但不限于：

4.2.1.4.1工程量清单及招标控制价编制内容（全套）

4.2.1.4.2工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格）

4.2.1.4.3图纸电子文档

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4.2.1.5计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。

4.2.1.6若同一项目有修改，应将所有修改编制文件一并存档，应将每次