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物业公司档案管理规章制度

档案管理

一、档案管理的目的

加强档案管理工作，保证档案的及时收集、归档、完整和有效

利用。

二、适用范围

适用于公司档案室的各种档案的管理工作。

三、职责

主管行政公司领导负责外单位(个人)查阅档案的审批。行政管理部经理负责公司员工借阅档案的审批。四、档案员职责

1、档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放;2、档案资料的交接;

3、办理档案的借阅、登记、统计;

4、执行相关保密制度;

5、档案室设备、设施的管理等。

五、工作步骤

(一)档案资料的确定

1、凡属下列几类资料均属归档资料:

(1)本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料;

(2)公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等;

(3)各部门资料，包括业务、行政管理等材料;

(4)外来资料，包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等;

(5)图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等;

(6)其它。

(二)档案编号

1、档案分划

为便于系统化管理，根据档案的内容和形式特征，将公司档案划分为八大类(为一级分类)，每一大类下再划分出若干子类(为二、三、四级分类)。具体分划详见《档案分划编号表》

2、档案编号

为方便