最新用word打印请柬的技巧.pdfVIP

用word打印请柬的技巧

用word打印请柬的技巧

引言：扫描后用Word制作请柬模板，使用Excel建立，Word邮件合并批量导入，

最终将文字准确打印到请柬相应位置

通过本文你可以学到：

扫描后用Word制作请柬模板

使用Excel建立

Word邮件合并批量导入

最终将文字准确打印到请柬相应位置

最近，我有一个非常要好的朋友要走进婚姻的殿堂。由于要忙的事太多，

我们做朋友的当然要义不容辞地帮助。我那哥们也不客气，直接给我一大堆请

柬和一份需要填写的嘉宾名单，让我帮助打印。打印文件对我来说本是一件小

事，但如何把字填写到请柬相应的位置？这么多人一个一个修改、打印也是很

烦琐的事情。为此，本人思考良久，终于找到一个可行的方法。其实，这个技

巧在会议邀请函、贺卡打印等场合中，都非常实用。不信你就体验一下吧。

一、标准模板巧制作

由于每份请柬只是嘉宾的名字不一样，其它内容根本一致，所以我们只需

要制作成模板，然后再导入嘉宾姓名就行了。

第一步：扫描请柬。请柬的框架已经印制到请柬上，为了保证我们填写的

内容能准确地打印到相应的位置，所以我们需要将请柬扫描成图片文件备用。

第二步：启动Word2022〔其他版本操作类似〕，新建一空白文档。

第三步：设置纸张大小。因为我们的请柬大小不一，所以我们需要设置纸

张大小为请柬的纸张大小。我拿到的请柬大小为：21.6cm*18.6cm。

第四步：插入图片。执行“插入→图片→来自文件〞命令插入请柬图片。

在图片工具栏中，将图片的“文字环绕〞设为“衬于文字下方〞。将图片充满

整个页面〔见图1〕。

第六步：打印样稿。将请柬放入打印机打印。打印完后，查看效果，如个

别地方位置偏移，可选择文本框，按住Ctrl键，使用光标键微调文本框位置。

调整好位置后，保存为“请柬.doc〞，备用。

二、嘉宾数据库建立好

首先启动Excel2022〔其他版本操作类似〕。在A1单元格中输入xm，B1

单元格中输入cw。在A列中输入嘉宾姓名，在B列中输入先生、女士或小姐〔见

图3〕。输入完成后，保存为“请柬数据.xls〞，备用。

三、导入数据有讲究

刚刚我们已经将文档模板和嘉宾数据建立完成，现在我们需要用到Word的

邮件合并功能，将Excel中的嘉宾数据导入到Word文档中。

翻开“请柬.doc〞，执行“工具→信函与邮件→邮件合并〞，在右侧的“邮

件合并〞窗格中，单击“下一步：正在启动文档〞，在“选择开始文档〞中，

使用默认值“使用当前文档〞。单击“下一步：选择收件人〞，在“使用现

列表〞中选择“浏览〞，选择“请柬数据.xls〞文件。单击“下一步：撰写信

函〞，在“撰写信函〞中，选择“其他工程〞，弹出“插入合并域〞窗口，将xm

和cw插入到文档的相应位置〔插入前请删除刚刚输入的嘉宾姓名和称谓，见图

4〕。单击“下一步：预览信函〞，这时，可以看到已经将嘉宾的姓名插入到相

应位置。单击“完成合并〞〔在完成合并前，一定要将请柬图片删除掉，不然

会将图片一起打印〕，放入请柬，单击“打印〞就可以将请柬打印出来了。泡

杯茶，等它打完，就可以交差了哟。由于激光打印机对纸张厚度的限制，如果

是纸张较厚的请柬，交给针式打印机打印就OK了。