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第14章组织协调;14.1组织协调概述
14.1.1组织协调的概念
协调就是联结、联合、调和所有的活动及力量,使各方协同一致,实现预定目标。它贯穿全过程。
项目监理组织协调以一定的组织形式、手段和方法,对项目中产生的不畅关系进行疏通,对产生的干扰和障碍予以排除的活动。项目的协调其实就是一种沟通,沟通确保了能够及时和适当地对项目信息进行收集、分发、储存和处理,并对可预见问题进行必要的控制,以利于项目目标的实现。;三大类:人员/人员界面、系统/系统界面、系统/环境界面。
工程项目建设协调管理:是在“人员/人员、系统
/系统、系统/环境界面”之间,对所有的活动及力量进行联结、联合、调和的工作。;14.1.2 组织协调的范围和层次;14.1.2 项目监理组织协调的范围和层次;远外层协调(无合同关系)
远外层协调与项目监理组织不存在合同关系,只是通过法律、法规和社会公德来进行约束,相互支持、密切配合、共同服务于项目目标。
在处理关系和解决矛盾过程中,应充分发挥中介组织和社会管理机构的作用。一个工程项目的开展还存在政府部门及其他单位的影响,如政府部门、金融组织、社会团体、服务单位、新闻媒介等,对工程项目起着一定的或决定性的控制、监督、支持、帮助作用,这层关系若协调不好,工程项目实施也可能受到影响。;14.2 组项目监理机构织协调的工作内容;3.监理组织内部需求关系的协调
⑴平衡人、财、物的需求;
⑵平衡监理力量。;14.2.2 外部协调;2.与承包单位的协调:监理的主要工作。1)讲原则、重事实、按制度和规范办事,讲究科学态度。2)讲求方法、注重感情交流
3)施工阶段具体协调内容:
项目经理、进度、质量、违约问题、合同争议、分包单位、人际关系;3. 与设计单位的协调 1)尊重设计单位意见
2)主动介绍工程进展情况
施工中发现设计问题,应及时向设计单位提出,以免造成大的直接损失。3)信息传递的及时性和程序性;4. 与政府部门与其他单位的协调 1) 与政府部门的协调
⑴ 按合同的委托内容承担与质检站的协调工作。
主要是核查勘察设计、施工单位的资质
⑵督促有关各方接受检查、监督。
尤其是发生重大质量事故的时候
⑶按有关法规、政策行事2) 与社会团体的协调;14.3 组织协调的方法;第一次工地会议应包括以下主要内容:
(1)建设单位、承包单位和监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及其分工;
(2)建设单位根据委托监理合同宣布对总监理工程师的授权;
(3)建设单位介绍工程开工准备情况;
(4)承包单位介绍施工准备情况;
(5)建设单位和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求;
(6)总监理工程师介绍监理规划的主要内容;
(7)研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员
,召开工地例会周期、地点及主要议题。
第一次工地会议纪要应由项目监理机构负责起草,并经与会各方代表会签。;2.监理例会(工地例会);会议记录由监理工程师形成纪要,经与会各方
认可,然后分发给有关单位。会议纪要内容如下:
(1)会议地点及时间;
(2)出席者姓名、职务及其代表的单位;
(3)会议中发言者的姓名及所发言的主要内容;
(4)决定事项;
(5)诸事项分别由何人何时执行。
监理工地例会举行的次数较多,一定注意要防止流于形式。监理工程师要对每次监理例会进行预先筹划,使会议内容丰富,针对性强,则可以真正发挥协调作用。;3.专题会议(专题现场协调会);专题会议一般由监理单位(或建设单位)或承包
单位提出后,由总监理工程师及时组织。参加专题会议的人员应根据会议的内容确定,除建设单位、承包单位和监理单位的有关人员外,还可以邀请设计人员和有关部门人员参加。由于专题会议研究的问题重大,又比较复杂,因此会前应与有关单位一起,做好充分的准备,如进行调查、收集资料,以便介绍情况。;有时为了使协调会达到更好的共识,避免在会
议上形成冲突或僵局,或为了更快地 达成一致,可以先将会议议程打印发给各位参加者,并可以就议程与一些主要人员进行预先磋商,这样才能在有限的时间内,让有关人员充分地研究并得出结论。会议过程中,监理工程师应能驾驭会议局势,防止不正常的干扰影响会议的正常秩序。对于专题会议,也要求有会议记录和纪要,作为监理工程师存档备查的文件。;14.3.2 交谈协调法
包括面对面交谈和电话交谈两种方式,无论是内部协调还是外部协调,使用频率都相当高。
⑴是保持信息畅通的最好渠道
⑵是寻求协作和帮助的最好方法
⑶是正确、及时发布工程指令的有效方法;14.3.3书面协调法:监理文件等
特点:具有合同效力。对于承包单位来说,监理工程师的书面指令或通知是具有一定强制力的,即使有异议,也必须执行。
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