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精细化管理体系文件格式培训资料

根据集团公司工程精细化的相关要求和公司领导的指示精神，为做好精细化管理体系文件的发布工作，依据集团公司《中铁电气化局集团规章制度管理办法》(电企[2015]396号)的要求，结合公司实际情况，我们制作了一

个培训课件，为发布公司的管理体系文件做准备。

根据集团新的文件(电企396号文)的要求，在体系文件组成、编写格式上，和我们以往的管理体系文件编制还是有一点差别。下面主要从五个方面给大家讲解一下，希望各单位在编写管理体系文件时能按照要求去做，为我们最终文

件发布奠定一个好的基础。

一、文件格式的变化

与原来的文件相比，格式上主要有三个方面的变化。

(一)变化的部分

1、发文通知中“原发《XXXXXXXXX管理办法》(电运X(2015)XX号)同时废止”移到了正文“附则”里，作为最

后一条。

注意：这一条只用于修订类文件，不适用于首发类文件。(如果有文件经总经理办公会讨论通过，还要加上“并经

2015年第X次总经理办公会通过”的字样)。

2、成文日期由汉字格式(二〇一五年九月七日)变为阿拉伯数字格式(2015年9月7日)。并在成文日期之上增

加单位署名，一般使用规范化简称(中铁电化运管公司)。

如果是党政联合行文的文件，参照《党政公文处理办法》

(2015版)即可。

(二)删除的部分

1、删除了页眉和文件封面；

2、删除文件管理流程图、文件运行管理有效性评审表、

文件符合性审批(查)表；

(三)增加的部分

1、文件最后视情况增加内控流程图和《管理职责界面

确认单》;

(文件起草部门自行确定有无必要设置流程图。流程确定应综合考虑流程控制的重要性、复杂程度、主线明晰程度及综合管理办法涉及独立管理事项的数量。业务流程顺畅、节点清晰的文件，可按管理程序画流程图；非流程管理、不能形成流程的文件，以及管理内容简单(3个节点以下)的

文件可不画流程图。标准类、规程类文件不用画流程图。

一个管理办法涉及其他部门管理事项时，为明确管理职责、管理界面、管理深度，需要共同签认“管理职责界面确

认单”,如果是本部门职责范围内的办法就不用这个单子了)

2、正文中如果有图、表的，应有图题或表题和编号，表的编号与标题应置于表的上方的居中位置，图的编号与标

题应置于图表的下方的居中位置。

二、正文内容的变化

文件正文由标题(名称)、正文内容、内控流程图、其

他附件、《管理职责界面确认单》(后三项视情况添加)等几

部分组成。

(一)正文内容组成通过新旧版办法构成要素对比可以

看出：

要素名称(新)

要素性质

要素名称(旧)

要素性质

名称

必备

名称

必备

总则

必备

总则

必备

管理职责

必备

必备

管理职责

(或组织机构)

可选

可选

管理内容与要求

必备

管理内容与要求

必备

检查与考核

必备

必备

相关文件

可选

可选

附则

必备

附则

必备

附件

可选

附件

可选

(二)正文内容

1、名称。名称为必备要素，应置于正文首页，并满足

以下要求：

体系文件应称为“办法”或“指导办法”。原则上不得采用其它名称，若办法因必须用对口上级机关的文件名称等

原因须另行命名时，另行商榷；

例如：《中铁电化运管公司会议管理指导办法(细则)》。

2、总则。总则主要是描述编写文件的目的意图，应置

于办法的第一章，包含以下内容：

(1)应明确阐述制定本办法的目的，如“为了规范/完

善/加强/健全/明确××××××管理工作，特制定本办法/

指导办法”;

(2)应简述本办法包括的主要内容，如“本办法/指导办法规定了××××××要求”。内容应与具体管理内容章

节相协调；

(3)应简述本办法适用范围，如“本办法/指导办法适用于××××××的管理”。适用范围与职责、管理内容应保持一致。如适用范围包括了基层单位，则职责、管理内容

中也应包含基层单位；

(4)如果有“指导思想、原则”等内容，应符合国家法律法规、方针政策、上级部门总体要求，内容的描述应与

管理内容相协调；

(5)简述本办法使用的术语和定义，其作用是为解释正文中的主要概念，应使用引导语：所使用的术语和定义要

在正文(管理内容与要求)中被引用；

(6)说明本办法/指导办法编写的依据，如“本办法/

指导办法依据××××××、《××××》相关要求制定”。

3、管理职责。管理职责主要阐述执行办法的职责和权

限分工，包含以下内容：

(1)参与本项管理活动的所有领导、部门的职责都应

明确规定；

(2)规定的关联部门职责应与人力资源部确定的职责

相一致；

(3)应明确起草主责部门职责与配合部门职责的关系

和接口；

(4)一个管理办法涉及多部门管理事项时，负责起草的主责部门应主动与相关部门沟通，明确管理职责、