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企业协同办公平台建设方案
随着电子信息技术及互联网的不断发展和在办公领域的深入应用，自动化、智能化办公越来越多的出现在了现代办公管理的各个环节，帮助企业提升管理水平和工作效率。同时，企业对于网络及信息系统的积极应用也从一个侧面反应了企业管理理念的不断提升，电子化管理工具的全面应用将是未来办公管理的必然趋势。
一、系统概述
协同办公平台，又称“OA系统”，是采用现代电子技术，以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户”为窗口，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作的应用软件系统。它改变了过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为公司的管理和决策提供科学的依据，其管理效果主要体现在：
1、保障制度执行
制度执行规范统一，管理规定理解一致；
系统固化制度流程，灵活应用保证执行。
2、监管工作进程
任务分配明确有据，工作进展实时管控；
工作计划审核跟踪，待办事项提醒反馈；
工作内容集中反映，绩效考核有理有据。
3、共享知识信息
统一信息发布平台，个性设置关注内容；
区分角色推送信息，阅读与否及时反映；
知识文档统一留存，设置权限共享学习。
4、提高工作效率
流转程序系统执行，进展意见实时了解；
待办流程集中处理，工作期间避免打扰；
提供统一协调平台，内部沟通系统记录；
事务工作系统处理，避免人工重复劳动。
5、培养办公习惯
协助管理计划总结，主动推送待办事项；
培养电子办公习惯，奠定系统管理基础；
无纸办公节约成本，协同平台减少内耗。
二、实施内容：
鉴于协同办公平台是一套针对办公流程和信息进行管理的现代化电子工具，对它的引入实施将在推动企业完善、规范各项制度流程的同时对原有的工作习惯产生一定的冲击。因此，信息部将采取系统信息量由少到多逐步增加、工作流程完善一个上一个、组织多种形式的系统使用培训等循序渐进的措施来保障该系统的成功实施。本系统拟初始实施内容建议如下：
1、信息门户管理平台
需求描述公告通知集团/部门级公文及通知信息有效传达，同时可以归档备查
需求
描述
公告通知
集团/部门级公文及通知信息有效传达，同时可以归档备查
制度文件
集团/部门级规章制度信息及修订发布
新闻信息
集团内部或外部新闻通讯信息发布，丰富企业文化
民意调查
针对集团组织的活动或某项决定调查员工的想法
知识订阅
根据权限获取他人共享的知识文档
考勤信息
员工出勤、请、休假等信息的审批发布
事务信息
日常事务的提醒、督促、跟踪、反馈
日程信息
日常办公行程计划的管理及发布
2、工作流程管理平台
需求描述通用流程
需求
描述
通用流程
内部沟通（自由流程）、工作联系单、工作计划和总结
法务办公
公文管理、印章管理、合同会签、信息发布、档案利用
行政事务
名片印制、发送快递、物品采购、车辆使用
人力资源
招聘管理、入职流程、离职流程、人员调动、请假审批
财务管理
现金报销、付款申请、借款申请
3、知识共享管理平台
需求描述通知公告
需求
描述
通知公告
集团/部门级公文及通知、公告信息审批后发布、归档供查阅
管理制度
集团及部门规章管理制度信息展示
工作职能
员工岗位职责界定信息查阅
工作流程
集团内部工作流程信息查阅及梳理
计划报告
集团及部门计划总结报告信息查阅备忘
员工关系
集团内部员工座谈会纪要、员工关系、沟通与交流、建议与意见等
部门知识
部门通知公告、部门工作计划、部门管理制度、部门技术文档
合同管理
经会签、审批后各类合同归档供有条件查阅管理
法律法规
集团所需各类法律法规文件信息查阅管理
会议信息
集团会议纪要及处理结果等信息查阅等管理
管理知识库
集团所需管理类知识信息管理
管理培训教材
集团管理类培训信息管理
4、个人办公管理平台
需求描述日程安排
需求
描述
日程安排
员工行程的计划、总结、存档便于统筹工作安排
集团论坛
实现员工多角度信息互动
名片管理
工作业务往来信息收集管理及共享
工作日志
日常工作的记录和备忘
通讯录
集团内、外交流沟通信息参考
及时通讯
集成RTX等，实现通过RTX办公流程在线提醒
5、人力资源管理平台
整合人事信息、考勤管理、薪资福利、培训管理、绩效考核于一体，借助协同办公系统
需求描述
需求
描述
组织机构编制、定岗定编、岗位设置、用人需求、人员调动、辞职、
组织架构
辞退开除、工作交接
计划内、外招聘、面试复试、录用、入职、试用考核、转正、本/跨部
招聘管理
门调动、合同续签、薪资调整、离职申请
人员信息
信息归档、调整、调阅、注销、审批
违纪管理
人员违纪报批、归档、调阅、注销
员工需求/计划培训、课程审批、技能评估、内/外部培训实施、培训
培训管理
报告提交审批
考勤管理
员工加班、出差、请假操作管理
薪资管理
员工薪资规划、发
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