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档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度

1.引言

一个全面、规范的档案管理制度对于任何组织或机构都至关

重要。良好的档案管理制度可以确保档案的安全和可靠性，保护

机密信息，提高办公效率，为组织的决策提供准确的信息基础。

本文将介绍一个完整的档案归档、保管、借阅、保密、登记及销

毁制度，帮助组织或机构建立高效的档案管理体系。

2.档案归档

档案归档是指将文件按照一定的规则和程序进行分类、整理

和存放。正确的档案归档可以确保档案的易查性和可靠性。以下

是档案归档的基本原则和步骤：

2.1.原则

（1）按类别分类：将档案按照不同的类别进行分类，如部

门、项目、时间等。

（2）按编号编排：为每个档案设立唯一的编号，便于查找和

管理。

（3）按时间顺序排列：按照档案产生的时间顺序进行排列，

方便查阅。

2.2.步骤

（1）文件收集：将机构或组织产生的所有文件进行整理和归

档。

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（2）文件鉴定：对文件进行鉴定，确定哪些文件是需要保留

的，并进行归档。

（3）文件整理：对文件进行分类、整理和编目。

（4）文件存储：将整理好的文件放入相应的文件柜、文件夹

或存储设备中，并进行标识和编号。

3.档案保管

档案保管是指对归档好的文件进行安全和有效的保管。以下

是档案保管的基本原则和措施：

3.1.原则

（1）安全性原则：确保档案的安全和保密，防止损毁、丢失

或泄露。

（2）易查性原则：确保档案的易查性，方便及时查阅和使

用。

（3）独立性原则：确保档案保管人员的独立性，避免滥用权

限。

3.2.措施

（1）存储设备：使用特定的文件柜、文件夹或存储设备来存

放档案。

（2）存储环境：保持档案室的适宜温湿度，防止档案变质或

受潮。

（3）鉴定保管人员：确定专门负责档案保管的人员，并对其

进行培训和管理。

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4.档案借阅

档案借阅是指组织或个人向档案保管单位申请查阅或使用档

案的过程。以下是档案借阅的基本过程和注意事项：

4.1.过程

（1）申请：组织或个人向档案保管单位提交借阅申请。

（2）审核：档案保管单位对借阅申请进行审核，并判断是否

应该放行。

（3）借阅：借阅申请通过后，借阅人在规定的时间和场所查

阅或使用档案。

4.2.注意事项

（1）防止损坏：借阅人应妥善保管档案，防止损坏或遗失。

（2）保密要求：借阅人应遵守档案的保密要求，不得泄露档

案中的机密信息。

（3）查阅时间：借阅人应在规定的时间内查阅或使用档案，

不得超时。

5.档案保密

档案保密是指对涉及机密信息的档案进行安全保护和限制查

阅。以下是档案保密的基本原则和措施：

5.1.原则

（1）限制访问：对涉密档案进行限制查阅，只允许授权人员

查阅。

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（2）安全防护：对涉密档案采取安全防护措施，防止泄露和

损坏。

（3）办公室保密：确保办公室环境的安全和保密，防止机密

信息外泄。

5.2.措施

（1）权限管理：设立档案访问权限制度，只有授权人员才能

查阅涉密档案。

（2）密封和标记：对涉密档案进行密封和标记，防止未授权

的人员查阅。

（3）网络安全：建立安全的网络环境，确保档案和机密信息

的安全存储和传输。

6.档案登记

档案登记是指对档案进行规范的登记和记录，以确保档案的

活动留痕和可追溯。以下是档案登记的基本步骤和要求：

6.1.步骤

（1）登记表格：建立档案登记表格，记录档案的基本信息和

活动记录。

（2）档案编号：为每个档案设立唯一的编号，并在登记表格

中进行记录。

（3）归档登记：对归档的档案进行登记，记录归档时间、归

档人员等信息。