管理体系审核的业务流程优化.pptx

管理体系审核的业务流程优化

汇报人：XX

2024-02-02

contents

目录

业务流程概述

审核前准备工作优化

现场审核实施过程优化

审核后整改跟踪管理优化

管理体系文件更新与完善

信息化管理系统应用推广

总结与展望

01

业务流程概述

初步了解被审核方

制定审核计划

实施现场审核

编写审核报告

与被审核方进行初步沟通，了解其管理体系的基本情况、业务范围、组织架构等。

按照审核计划，对被审核方的管理体系进行现场审核，包括文件审查、现场观察、人员访谈等。

根据被审核方的情况，制定详细的审核计划，包括审核时间、审核范围、审核方法等。

根据现场审核情况，编写审核报告，对被审核方的管理体系进行评价，并提出改进建议。

与被审核方沟通不充分，导致审核计划与实际需求不符，影响审核效果。

沟通不畅

审核深度不够

报告质量不高

现场审核过程中，对某些关键环节的审核深度不够，难以发现潜在问题。

审核报告编写不规范，内容不全面，改进建议缺乏针对性。

03

02

01

提高审核效率和质量，减少不必要的浪费，提升被审核方的满意度。

优化目标

以客户为中心，以流程为导向，注重实效性和可操作性。具体包括：简化流程、明确责任、强化沟通、注重培训等。

优化原则

02

审核前准备工作优化

确定审核的核心目标和关键业务领域。

细化审核范围，包括组织结构、业务流程、制度规范等。

与被审核方充分沟通，确保双方对审核目的和范围的理解一致。

根据审核目的和范围，制定具体的审核计划。

安排审核时间、地点、人员分工等。

制定审核检查表，明确审核内容和标准。

预留足够时间用于审核过程中的沟通和反馈。

01

02

03

04

选择具备相关经验和专业知识的审核人员。

组建多元化的审核团队，包括不同领域和背景的成员，以提高审核的全面性和准确性。

对审核人员进行培训和指导，确保其熟悉审核流程和要求。

明确团队成员的职责和分工，确保审核工作有序进行。

03

现场审核实施过程优化

对审核员进行沟通技巧的培训，包括如何与被审核方建立信任、如何提出针对性问题、如何倾听和回应等。

教授审核员科学、规范的记录方法，如使用标准化的审核表格、记录审核证据和审核发现等，确保审核结果的客观性和可追溯性。

记录方法培训

沟通技巧培训

明确实地查看的目的和范围，制定详细的查看计划，包括查看的区域、设备、文件等，确保实地查看的全面性和有效性。

实地查看策略

根据被审核方的特点和审核需求，调整访谈策略，如确定访谈对象、设计访谈问题、掌握访谈技巧等，以获取更准确的信息和证据。

访谈策略调整

发现问题

审核员应对照审核准则，对收集到的证据进行客观评价，发现不符合项或潜在风险，并对其进行分类和记录。

整改建议提出

针对发现的问题，审核员应提出具体的整改建议，包括整改措施、整改时限和责任人等，确保问题得到及时有效的解决。同时，整改建议应具有可操作性和可验证性，便于被审核方进行整改和验证。

04

审核后整改跟踪管理优化

制定详细的整改计划

包括整改目标、具体措施、责任人和时间节点等。

简化审批流程

通过优化内部审批机制，缩短审批时间，提高整改效率。

加强跨部门沟通协作

建立有效的沟通机制，确保各部门在整改过程中的密切配合。

按照整改计划的时间节点，对整改措施的执行情况进行定期检查。

定期检查

在定期检查的基础上，增加不定期的抽查，以确保整改措施的持续有效。

不定期抽查

将检查结果及时反馈给相关部门和责任人，以便及时调整整改措施。

检查结果反馈

通过对比整改前后的实际情况，对整改效果进行客观评估。

整改效果评估

根据评估结果，制定持续改进计划，不断完善和优化管理体系。

持续改进计划

将整改过程中的经验教训进行总结和分享，以提高整个组织的管理水平。

经验总结与分享

05

管理体系文件更新与完善

对现有管理体系文件进行全面梳理，包括政策、程序、指南等。

识别文件中的过时、冗余或不一致内容，并提出修订建议。

与相关部门和人员沟通，收集反馈并整合到修订建议中。

编写新增文件，确保其符合公司的管理体系标准和相关法规要求。

明确文件的审批流程，包括审批人员、审批标准和审批时间等。

根据业务需求和管理体系要求，确定需要新增的文件类型和数量。

制定文件发布计划，确保所有相关人员及时获得更新或新增的文件。

对相关人员进行培训，解释文件内容和执行要求，确保他们理解和遵守。

建立执行监督机制，定期对文件的执行情况进行检查和评估，确保管理体系的有效运行。

06

信息化管理系统应用推广

功能模块

系统包括项目管理、财务管理、人力资源管理、物资管理等模块，各模块间数据互通，实现信息共享。

系统概述

信息化管理系统是一个集成了多个管理模块的综合性平台，旨在提高企业运营效率和管理水平。

操作演示

通过实际操作演示，让用户了解系统各模块的