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缺陷产品召回档案管理规范

1范围

本文件规定了XX省缺陷产品召回档案的收集、分类、归档、卷宗制作、查阅、保管等。

本文件适用于XX省缺陷产品召回技术机构缺陷消费品召回活动档案资料的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

3术语和定义

3.1

归档文件archivaldocument（s）

在缺陷产品召回整个活动（从产品缺陷信息获得到召回活动效果评价结束）中形成的、办理完毕、

应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

3.2

整理arrangement

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、

编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化

的过程。

3.3

缺陷defective

因设计、制造、警示等原因，致使同一批次、型号或者类别的产品中普遍存在的危及人身、财产安

全的不合理危险。

3.4

召回recall

生产者对存在缺陷的产品，通过补充或者修正警示标识、修理、更换、退货等补救措施，消除缺陷

或者降低安全风险的活动。

1

4档案管理基本要求

4.1缺陷产品召回技术机构负责档案的管理、保存、维护等各环节工作，应确保档案的完整、准确与

安全。

4.2缺陷产品召回档案管理工作应与其他各项工作同步推进。

4.3档案管理应贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度。

4.4档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系，保证纸质文件和电子文件协调统一。

5档案分类及内容

5.1根据缺陷产品召回工作流程，档案主要包括：缺陷调查档案、产品召回档案、召回效果评估档案。

（见附录A）

5.2缺陷调查档案主要有：

——消费者缺陷线索报告信息表；

——事故及危险报告信息表；

——境外召回报告信息表；

——消费品调查分析通知书；

——消费品缺陷调查通知书；

——消费品缺陷调查报告

——生产者调查分析报告；

——生产者调查分析材料专家评估意见；

——异议文书；

——产品检测报告；

——顾客投诉、产品伤害信息材料；

——其他情况材料。

5.3产品召回档案主要有：

——缺陷消费品召回通知书；

——缺陷消费品责令召回通知书；

——缺陷消费品召回计划（生产者主动召回报告）；

——缺陷消费品召回公告；

——消费品召回新闻稿；

——缺陷消费品召回阶段性报告；

——缺陷消费品召回总结报告（生产者主动召回总结）；

——通知消费者停止购买和使用材料；

——向社会公布信息材料；

——召回措施的实施材料；

——无害化处理材料。

5.4召回效果评估档案主要有：

2

——缺陷消费品召回效果评估报告；

——召回措施证实材料。

6管理要求

6.1档案立卷

6.1.1缺陷产品召回的案件负责人为该产品召回档案的制作人，负责缺陷产品召回档案的收集、分类、

编目、卷宗制作等工作。

6.1.2档案制作人应在缺陷产品召回活动中收集相应的资料，在召回活动的各阶段完成后的一个月内

制作完成召回档案，并移交给档案管理人员；对部分不能关闭的活动提出处理建议，报召回技术机构负

责人同意后实施。

6.1.3档案制作人应对召回材料