档案服务外包流程.pptx

档案服务外包流程xx年xx月xx日

目录CATALOGUE档案服务外包概述档案服务外包流程档案服务外包内容档案服务外包质量控制档案服务外包风险管理档案服务外包案例分析

01档案服务外包概述

定义与特点定义档案服务外包是指企业或机构将其档案信息的管理、维护和处置等业务委托给专业的档案服务机构进行操作，以达到提高效率、降低成本的目的。特点档案服务外包具有专业性、高效性和经济性等特点，能够满足企业或机构对档案信息管理的需求，同时降低管理成本和风险。

专业的档案服务机构具备丰富的档案管理经验和技能，能够提供高质量的服务。通过外包可以减少企业在档案管理方面的人员和设备投入，降低管理成本。外包的优势与风险降低成本专业性

提高效率：专业的档案服务机构采用先进的档案管理技术和方法，能够提高档案管理效率。外包的优势与风险

信息保密档案服务外包可能涉及企业或机构的敏感信息，如商业机密、个人信息等，需要严格的信息保密措施。服务质量外包服务质量可能受到外包机构人员素质、管理水平等因素的影响，需要对外包机构进行有效的监督和管理。外包的优势与风险

发展阶段20世纪90年代末期至21世纪初，档案服务外包逐渐发展壮大，涉及的业务范围不断扩大，包括档案管理、档案咨询、档案数字化等。起步阶段20世纪90年代初期，随着信息技术的发展和应用，档案服务外包开始起步，主要涉及纸质档案的数字化和电子化处理。成熟阶段近年来，随着云计算、大数据等技术的发展，档案服务外包逐渐向智能化、个性化方向发展，为企业或机构提供更加全面、高效的档案管理服务。档案服务外包的发展历程

02档案服务外包流程

明确档案服务外包的目标和需求，包括档案的种类、数量、保管期限、使用方式等。确定外包需求分析档案服务外包的可行性，包括成本效益、安全性、合规性等方面的考虑。评估外包可行性根据需求评估结果，制定相应的档案服务外包策略，包括外包范围、方式、时间等方面的决策。制定外包策略需求分析与评估

03合同谈判与签订与选定的服务供应商进行合同谈判，明确双方的权利义务、服务范围、价格、支付方式等条款，并签订正式合同。01供应商调研对潜在的服务供应商进行调研，了解其资质、经验、技术实力和服务质量等方面的信息。02供应商评估根据调研结果和服务需求，评估各供应商的优劣，选择最适合的服务供应商。服务供应商选择

合同内容审查对签订的合同进行审查，确保合同内容完整、准确、合法，符合企业利益。沟通机制建立与服务供应商建立有效的沟通机制，包括定期会议、电话、邮件等方式，确保信息畅通。合同执行计划制定根据合同内容，制定详细的合同执行计划，明确各项任务的完成时间和责任人。合同签订与沟通

123按照合同约定和执行计划，服务供应商开始提供档案服务，包括档案整理、保管、利用等方面的服务。服务实施对外包服务过程进行监控，确保服务供应商按照合同要求提供服务，及时发现和解决服务过程中的问题。过程监控定期对外包服务的质量进行评估，包括档案的完整性、安全性、准确性等方面的评估。服务质量评估服务实施与监控

服务验收在服务实施完成后，进行服务验收，检查档案服务的成果是否符合预期目标和使用要求。满意度调查向相关人员发放满意度调查问卷，了解他们对档案服务外包的满意度和改进意见。总结与评价对外包服务的过程和结果进行总结和评价，总结经验教训，为今后的档案服务外包提供参考和借鉴。服务验收与评价

03档案服务外包内容

按照档案的来源、内容和形式进行分类、编号和装订，确保档案的完整性和有序性。档案整理根据档案的主题、年代、级别等因素进行分类，便于后续的检索和利用。档案分类档案整理与分类

数字化扫描将纸质档案通过扫描仪转化为数字格式，便于存储、检索和传输。数据质量检查对数字化后的数据进行质量检查，确保数据的准确性和完整性。档案数字化处理

选择适当的存储介质和设备，确保档案的长久保存。档案存储定期对档案进行备份，以防数据丢失或损坏。档案备份档案存储与备份

检索系统建设建立高效的档案检索系统，提供多种检索方式和途径。利用服务根据用户需求，提供档案查询、复制、借阅等服务。档案检索与利用

保密制度建设建立完善的档案保密制度，确保档案的安全和机密性。要点一要点二安全防护措施采取物理和数字安全措施，防止档案被非法获取、篡改或损坏。档案保密与安全

04档案服务外包质量控制

确定外包服务范围明确档案服务外包的具体内容，包括档案整理、数字化、存储、销毁等。制定服务质量标准根据外包服务范围，制定相应的服务质量标准，包括档案完整性、准确性、安全性等方面的要求。建立服务流程规范明确档案服务外包的流程，包括档案交接、处理、存储、归还等环节的操作规范。服务质量标准制定

定期检查与评估定期对外包服务进行质量检查和评估，发现问题及时处理和改进。持续优化服务流程根据监控和评估结果，不断优化档案服务外