第四章 文书的办理《秘书文档管理》课件.docx

第

第一节文书办理概述

□文书办理的含义

含义

广义的文书办理是指包含文书制作、文书处理和文书管理在内的所有文书工作，相当于秘书实务中所说的办文工作。

狭义的文书办理主要指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节。

文书办理有许多具体的工作内容，每一项内容构成一个工作环节，各个环节前后衔接、环环相扣，构成文件处理的流程，称为文书处理程序。

第

第一节文书办理概述

特点

·连续性。文书办理工作是由诸多相互联系的环节构成的，不同环节之间具有相互衔接的连续性。

·时效性。所谓时效性是指办文人员必须在一定的时间

范围内完成文书办理工作。

·保密性。文书办理过程中秘书要做到不失密、不泄密，

保证传阅和办理活动中文件的载体和密级安全。

集成性。指文书工作逐渐与社会组织其他日常办公活动融为一体，显现出集成化的发展趋势。

·规范性。依据国家有关规定，文书的拟制在格式和写作用语方面具有严格的规范性，因此以文件为核心工作内容的办文工作也具有较强的规范性。主要表现在文书处理程序的规范性和文书办公工具的规范性。

第

第一节文书办理概述

□文书办理的内容

文件的拟制阶段

该阶段由文件的需求开始，到文件被发送给接收方结束，主要任务包括交拟拟稿、核稿、签发、缮印、

用印、发文登记、装封、传递等环节。

文件的处理阶段

主要任务包括签收、拆封、收文登记、分发、传阅等环节。

文件的执行阶段

主要任务包括拟办、批办、承办、催办等环节。

文件暂时保管阶段

主要任务是包括整理、保管、提供利用、处置、

移交、销毁等环节。

第二节行文制度第四章文书办理

第二节行文制度

行文制度

是指机关之间行文必须遵守的制度。

行文关系、行文方式、行文规则构成了行文制度的

三要素。

口行文关系

行文关系是文件往来所构成的关系，是由收发文

单位的组织关系和职权范围决定的。

组织关系的类别

目前我国各级党政机关的组织关系主要有四种类型：

领导与被领导关系、业务指导与被指导关系、平行关

系与不相隶属关系。

其主要关系类型包括：

第二节行文制度第四章文书办理

第二节行文制度

同一系统中的上下级组织之间属于领导与被领导的隶属关系，如国务院与各省、自治区、直辖市人民

政府之间即属于这种关系。

同一系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间属于业务指导与被指导的关系，如教育部与

各省级教育直属组织之间即属于这种关系。

同一系统的同级组织之间属于平行关系，如教育

部与卫生部之间即属于这种关系。

不同系统之间，无论级别高低，既无领导与被领导的关系，也无上下级业务指导与被指导关系，这种关系称为不相隶属关系，如教育部与省级财政直属组织之间即属于这种关系。

第二节行文制度第四章文书办理

第二节行文制度

行文关系

行文关系的类别

组织关系体现在文件的运行程序上，就构成了行文关系。

行文关系决定了行文方向，行文方向有上行、下行、平行三种。

上行即向上级组织发文，下行即向下级组织发文，平行即向平级或不相隶属组织发文。相应地，按照行文方向，公文分为三种：上行文、平行文和下行文。

·上行文，是被领导、指导的下级组织向上级领导、指导组织报送的文件。

·平行文，是有平行关系或不相隶属关系的组织之间互相递送的文件。

·下行文，是有领导、指导权力的上级组织向下级组织发送的文件。

第二节行文制度第四章文书办理

第二节行文制度

口行文方式

行文方式是指单位之间根据组织关系和工作需要所采用的文件传递的层次和形式。

行文方式主要包括：

逐级行文

逐级行文是指直接向所属的上一级组织或下一级组织行文，或者说是按层次一级级行文的方式。

多级行文

多级行文是指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或同时直接和更基层的下级组织行文的方式。

直达行文

直达行文是指上级领导组织直接将文件发到基层组织，或直接向公众传达的行文方式。

越级行文

越级行文是指下级组织在非常必要的时候，越过自己的直接上级领导机关向更高层的上级组织直至中央行文的方式，在以下特殊情况

第二节行文制度第四章文书办理

第二节行文制度

越级行文

·由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问

题，如战争、严重的自然灾害、公共卫生安全等。

·经过多次请示直接上级，长期未能得到解决的问题。

·与直接上级组织有争议，而无法解决的问题。

·上级组织交办的，并指定越级上报的问题。

·对直接上级机关进行检举揭发的问题。

·与直接上级组织无关，需要越级咨询和联系的一般性问题。

第二节行文制度第四章文书办理

第二节行文制度

行文方式

直接行文

平行行文是同级或没有