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邮件收发管理制度
目的
为了规范公司的邮件收发管理工作，确保本厂邮件的准确、及时收发，特制订本制度。
范围
本厂内
定义
邮件物品，指公司员工因工作需要，向外部寄送文件资料、货物及其他物品等（大型设备的发送不在此例）。
职责
收发室：负责公司邮件物品的收发管理；
各部门：协助收发室进行部门邮件物品的发送、审批及接收。
工作内容
邮件的签收与发送
邮件的签收
收发室在接收到外来邮件物品时（特别是快递、挂号、包裹单、汇款单、货运单时），要及时通知收件人到收发室当面签收；
收件人要在《邮件签收登记表》上签名并详细登记签收时间，以备查验和对；
收件人为公司名称、公司顾问人员及离职人员的，由综合部相关人员代签；
除特殊情况外，如物品单中指定的接收人不在，原则上不得由他人代签，如因此造成物品遗失、短少或调包等后果，代签人需承担全部责任；
凡快递、挂号信、包裹单、汇款单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室签收邮单，并及时去邮局取款取件，如因个人缘故超期罚款，收发室概不负责；
邮件的发送
因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他物品者，必须先签写《邮件发送审核表内》，需经部门负责人，综合管理部负责人签字确认，并将需邮寄的物品包装好后交给收发室，由收发室统一安排邮寄；
未经登记或需邮寄的物品无部门负责人签字者，收发室可拒绝受理，如需邮寄邮费自付；
如收件人等信息不清楚或不完整，收发室有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经收发室要求无效者，收发室有权拒发该货品，并将情况报该部门负责人处理；
收发室邮件负责人要认真在《邮件发送登记表》上进行登记，邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪有寄件人自行负责；
寄送文件、资料、货物等邮件物品，原则上通过公司指定的承运单位（邮局、EMS、中通邮件、运达等公司）进行邮寄，如有特殊情况需经过公司指定外的承运单位寄送，必须经综合管理部负责人审批方可生效；
收发室要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对；
收发室每月做一次邮件发送汇总表交财务部处理邮件费用的问题；
公司任何人员如私自以公司名义在快递公司赊账，一经查出，罚所赊邮费的5倍。
记录与表格
（一）《邮件签收登记表》
（二）《邮件发送登记表》
（三）《邮件发送审核表》
邮件签收登记表
序
号
接收
日期
收件人
遇见类别及单号
寄件人姓名、电话、地址、邮编
邮件内容及数量
签收人
签收
日期
备注
邮件发送登记表
序
号
寄件人
邮寄
物品
事由
收件人姓名、电
话、地址、邮编
投递
形式
投递
日期
邮资
单号
备注
邮件发送审核表
寄件人
收件人姓名、电话、地址、邮编
事由
邮寄物品
邮寄形式
投递日期
备注
寄件人部门
主管审核
综合管理部签字
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