物品采购管理制度.docVIP

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物品采购管理制度

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

一．目的

确保采购业务适时、适量、适质供应公司运作所需的物品及服务，达成正常运营的目标

二、范围

适用于公司所需采购产品的采购过程，包括固定资产、其他材料设备及工程项目采购及日用品采购。

三、权责

总务部：

1）根据各部门不同时期提出的物料采购申请，及时核查数量、规格是否符合相关规定，具有采购的必要性，并制定相应的采购计划，经批准后实施采购。

2）收集、整理供应商资料，建立完善的供应商挡案，定期评估供应商。

3）实施采购活动：包括询价、比价、议价、签定采购合同、下定单、跟单、催货、结算等。

4）做好市场供求信息调查，及时优化采购品质，确保各部门与各项业务的正常活动需求。

5）做好各部门的物料消费分析，在保证正常业务需求外降低资金占用，减少库存。

6）收集市场价格信息，通过各种途径降低采购成本，完成成本控制指标。

相关部门：

仓储部：根据客户的要求在物品包装配置过程中，按规定及时提出采购申请，并负责物料入库前的质量检验。

机修部：依据设备维护保养和机修的需求，按规定提出采购申请，并负责设备、机修配件入库前的质量检验。

其它部门：根据实际需求，按规定提出采购申请并负责部门所需物品入库前的验收。

相关各部门在物品入库前进行质量检验时，如发现问题应及时提出意见和建议，督查总务部做好采购工作。

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四、采购流程图（如下）：

采购流程图

五、请购及其规定

1．请购的定义

请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2．请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素：

（1）请购的部门；

（2）请购物品所属项目；

（3）请购的用途；

（4）请购的物品名；

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（5）请购的物品数量；

（6）请购的物品规格；

（7）请购的物品的需求时间；

（8）请购如有特殊需要请备注；

（9）请购单申请人；

（10）请购部门主管审核；

（11）总务部审核；

（12）公司总经理审核。

请购单及其提报规定

请购单应按照要素填写完整、清晰，由总务部审核后报公司领导批准；

固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请单）的格式进行填写提报；

其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资请购申请单）的格式填写提报；

日常零星采购按照公司印制的按照附表三（日用品采购申请单）的格式填写提报；

涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；

常用的物料须提前15天以申请单形式报至总务部；

遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报总务部门，签字确认手续后补；

如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明；

请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报总务部。

4．公司物资请购单的提报部门

（1）仓储部提报：公司经营的物资、固定资产、工程及其他项目等；

（2）行政部提报：公司办公的物资、固定资产、及办公项目等；

（3）总务部提报：后勤服务或其他劳防用品等；

（3）各部门自行提报：公司各部门专用的物资；

六、请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

（1）总务部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰。

（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，信息资料信息不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

（3）总务部核查请购物资是否有库存；

（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定

（1）对于请购单总务部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

（2）对于紧急请购项目应优先处理；

（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3、采购周期的规定

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（1）单次采购金额预算在2000元以下的零星采购项目或预算在2000元以下可就近采购的物资及产品的采购周期不应超过7天。

（2）单次采购金额预算在2000元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天。

（3）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。

七、询价及其规定

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