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采购部操作流程图

采购是保证企业进行产品开发，保证质量，提高生产效率，进行成本控制的关键环节。

然而，很多企业出现采购管理疲软无力、混乱不堪的局面，或者运行效率低、成本高，给企业造成很大的损失。企业特别是中型或大型的企业，为了企业的正常运行，必须健全采购管理组织和采购管理流程。

一般来说，采购管理包括采购计划、采购申请单的下达、执行、到货接收、检验入库到采购结算的全过程，采购部需对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，以实现对企业采购活动执行过程的科学管理。

为达到这一目的，企业应对采购的每一阶段都建立相应的流程，明确规定采购管理的权限、职权范围、审批权限、工作内容等，这有利于采购管理工作的顺利开展。

下面是采购管理中的几个常见流程，仅供参考。

序相关

序

相关

总经理 财务部 采购部 相关规程/表单

号 部门

1

1

审批

审核

编制采购计划询价议价

采购申请单、

采购计划书

3

2

审批

审核

选择供应商

申请采购

4

5

6

起草合同

签订合同

配合

询价记录表、比价

议价记录表

下订购单

7

供应商调查表、供应

8

跟催监督

商质量评价表

审批

组织验收

办理结算

采购合同

付款入账

合格

备货

采购订单、

货物催交单

办理退货

绩效评价

采购物资验收报告、

入库单、购结算申请单、采购发票及单据、退货单

采购绩效考核表、采

购评价报告

6 采购管理总流程说明

流程节点

编制采购计划

责任人

采购部

工作说明

汇总整理各部门提交的请购单，制订采购计划，并应与相关人员沟通确认

1

审核

财务部

审核是否在预算内以及相关信息的准确性

审批

总经理

审批是否同意采购计划

2

询价议价

采购部

收集市场调查信息和资料，选择合适的供应商进行询价，询价结束

后，应与供应商进行比价和议价

3

选择供应

采购部

根据供应商开发、选择标准选择供应商，通过初审的供应商，要求

商

商

其提供样品进行检测或试用，并填写供应商质量评价表

起草合同

采购部

根据谈判和磋商结果确定采购合同的内容、格式和具体要求

审核

财务部

审核采购合同相关条款

4

审批

总经理

签字审批

签订合同

合同审批后，与供应商签订正式合同

采购部

下订购单

下达订购单

1.了解供应过程是否正常，确保能按时交货。发现交货延迟等状况

5

跟催监督

采购部

时，采购员应及时进行催交、补救

2.供应商发货后了解承运人的相关信息，跟踪货物在途中的状态

1.组织通知质量部检验，并将厂商、品名、规格、数量以及验收单

组织验收 采购部

号码填入检验记录表

6

1.交货判定合格后，将货物标识合格，填写检验合格单，并通知仓

合格

采购部

储部办理入库手续

2.质量部验收不合格的货物，由采购部进行退货处理

审核采购货物的发票和单据，与合同条款对照，确认无误后办理付

办理结算

财务部

款手续，并向供应商索要货物发票和货单；财务付款结算前，必须

7

由总经理审批签字

审批通过的合同按合同规定的时间、方式办理付款，并入账，同时

付款入账 财务部

更新财务帐

对采购效果进行评价，评价采购人员的绩效和部门绩效，并对供应

8

绩效评价

采购部

商进行评审

序采购

序

采购

总经理 财务部 采购员

相关部门

相关规程/表单

号 经理

1

1

2

3

4

审核

审批

审批

提出采购

申请

采购管理制度

5

汇总采购

需求

填写采购申

请表

物资请购单

采购需求汇总表

库存调查

6

采购预算

采购需求计划、采购

计划书

执行采购

订购单

采购到

所需物资

替代品采购

申请

采购合同

否

入库

使用

采购申请管理流程说明

流程节点

责任人

工作说明

1

提出采购

相关部门

各部门应根据日常经营活动需要，提出采购申请

各部门向采购部递交请购单，请购单要说明请购的品名、数

申请

量、需求的日期、预算金额等内容

2

汇总采购需求

采购员

采购部根据请购单的内容对采购需求进行汇总，并进行需求分

析，制订采购计划

3

库存调查

采购员

查核采购物资库存情况

采购预算

采购员

进行采购预算，上交采购经理审批

审批

采购经理

审批采购预算

4

审核

财务部

对采购申请进行预算复核，并交总经理审核

审批

总经理

审批签字，特别是数额较大的采购项目，必须有总经理的审批

签字

签字

采购经理安排采购任务，制订采购作业计划，并组织实施采购

5

执行采购

采购部

工作，参照采购总流程

1.当不能采购到计划采购物资时，由采购部或所需采购物资部

门提出替代品采购申请

替代品采购

2.一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门经理审批，重

6

申请

相关部门

要物资或者关键物资的替代品采购申请由总经理审批，若采购

物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参与

入库使用

采购合格的物资，交由仓储部入库