《机关事务管理 会议服务规范》.docxVIP

Q/LB.□XXXXX-XXXX

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ICS

FORMTEXT03.080.99

CCS

FORMTEXTA16

FORMTEXT3301

FORMTEXT浙江省杭州市地方标准

DBFORMTEXT3301/TFORMTEXT0298—FORMTEXTXXXX

FORMTEXT代替DB3301/T0298—2019

FORMTEXT机关事务管理会议服务规范

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FORMDROPDOWN

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FORMTEXTXXXX-FORMTEXTXX-FORMTEXTXX发布

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FORMTEXT杭州市市场监督管理局??发布

STYLEREF标准文件_文件编号DB3301/T0298—XXXX

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STYLEREF标准文件_文件编号DB3301/T0298—XXXX

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机关事务管理会议服务规范

范围

本文件规定了机关事务管理会议服务的基本原则、管理要求、服务要求、安全与应急管理、评价与改进等内容。

本文件适用于机关会议服务与管理。

规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号

GB/T19001质量管理体系要求

GB/T22239信息安全技术网络安全等级保护基本要求

GB25201建筑消防设施的维护管理

GB/T45001职业健康安全管理体系要求及使用指南

GB/T30520会议分类和术语

SB/T10851会议中心运营服务规范

术语和定义

GB/T30520界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

会议服务conferenceservice

在服务范围内，利用场地、设施设备、人员配备等资源，提供贯穿会前、会中、会后，保证会议顺利有序开展的配套服务。

会议服务人员conferenceservicestaff

在提供会议服务的整个过程中所投入的人员，包括会务服务专职人员以及其他辅助服务人员。

基本原则

可持续发展原则

提倡节俭办会理念，应严格控制会议规模，力求会议服务务实高效。

专业化原则

应向规范化、标准化方向发展，以提高服务质量。

数字化原则

应充分利用数字化手段，提升服务效率和质量。

管理要求

服务机构

可根据需要，采用政府购买服务形式，选择会议服务机构承担全部或部分会议相关服务，会议服务机构资质要求及管理见附录A。

应根据会议分类和场地建立规章制度并形成管理文件，包括场地管理、人员配备、岗位职责、工作规程等，并将其纳入质量管理体系。

人员管理

应配备会议服务管理人员，负责工作对接、会议监管和设备管理。

应根据会议管理和服务岗位的需要配置相应的专职人员，身体健康状况、年龄、受教育程度、工作经验、外在形象、沟通应变能力等满足岗位需求。

应对会议服务人员进行岗前培训，培训内容应包括但不限于以下方面：

服务理念和组织文化；

会议服务和管理的理论知识及实操训练；

会议服务的保密管理制度；

会议服务人员的行为礼仪；

常见会议突发事件的应对；

会议室及相关设施设备情况。

每年至少开展1次培训，可采用专家授课、定期演练、考试等多种形式。

会议服务人员着装规范、标识鲜明、用语礼貌，熟悉会议礼仪和礼宾常识，行为规范见附录B。

外事会议的服务人员应熟悉基本的外事礼仪。

应对会议服务人员定期开展评价考核，持续改进服务质量。

设施设备与用品管理

设施设备包括但不限于：

扩音系统；

视频系统；

线缆；

预约信息平台。

设施设备应按设备登记台账定期进行检查和记录，定期维修和保养，见附录C。

会议用品包括但不限于：

茶具、茶叶；

小毛巾、毛巾垫；

热水瓶；

文具；

纸巾、瓶装水；

桌布。

所有会议用品应规范存放，做到无污渍、无灰尘，包装完好，确保使用的有效性，见附录C。

数字化管理

宜建立会议管理系统信息化平台，结合会议预订、安防门禁等系统，实现具备会议服务需求确认、会议室场地数据、会务设施设备管理、服务人员调配、服务应急响应、服务质量反馈及统计分析等功能。

宜配备专业技术人员做好会议管理信息化平台的技术维护与更新。

应建立和落实信息安全防护体系，信息化平台网络应达到GB/T22239等级保护三级及以上的要求。

保密管理

应贯彻落实国家保密法