学校档案保管指南（场景版）.docxVIP

PAGE

PAGE1

学校档案保管指南（场景版）

学校档案是记录学校历史、管理、教学、科研等活动的重要资料，是学校工作的重要组成部分。为了确保学校档案的完整性、准确性和安全性，制定一套科学、规范、高效的档案保管制度至关重要。本文将针对学校档案保管过程中的常见场景，提供详细的操作指南。

一、档案收集与整理

1.1档案收集

档案收集是档案保管工作的起点，学校各部门应按照档案保管制度的要求，及时将工作中产生的各类文件、资料、实物等档案材料移交至档案室。档案室工作人员应对移交的档案进行清点、登记，并办理交接手续。

1.2档案整理

档案整理是对收集到的档案进行分类、编目、装订等处理，使之有序、便于查找和利用。档案整理应遵循以下原则：

（1）分类明确：根据档案内容、形式、时间等特点，将档案分为文书档案、教学档案、科研档案、财务档案、人事档案等类别。

（2）编目规范：对档案进行编号、著录、标引等编目工作，确保档案信息的准确性和完整性。

（3）装订整齐：对档案进行装订，确保档案的牢固、美观、便于翻阅。

二、档案保管与保护

2.1档案保管

档案保管是指对档案进行存放、保护、检查、修复等工作，确保档案的安全和完整。档案保管应遵循以下原则：

（1）安全存放：档案应存放在防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠的环境中，确保档案不受损害。

（2）分类存放：按照档案类别、编号等顺序，将档案存放在固定的位置，便于查找和利用。

（3）定期检查：档案室工作人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。

2.2档案保护

档案保护是对档案进行修复、复制、数字化等工作，延长档案使用寿命。档案保护应遵循以下原则：

（1）及时修复：对受损、破损的档案进行修复，防止档案进一步损坏。

（2）复制备份：对重要档案进行复制备份，防止档案丢失或损坏。

（3）数字化处理：对档案进行数字化处理，提高档案利用效率，便于档案的保存和传播。

三、档案利用与开发

3.1档案利用

档案利用是指为学校工作、教学、科研等活动提供档案信息服务。档案利用应遵循以下原则：

（1）便民利民：简化档案利用手续，提高档案服务水平，满足师生需求。

（2）保护隐私：尊重档案中涉及的个人隐私，未经授权不得擅自查阅、复制、传播。

（3）合理收费：根据档案利用的成本和服务内容，合理收取费用。

3.2档案开发

档案开发是指对档案信息进行整理、加工、研究，挖掘档案价值，为学校工作提供参考。档案开发应遵循以下原则：

（1）深入挖掘：对档案内容进行深入研究，挖掘档案中的珍贵资料和珍贵信息。

（2）创新形式：通过展览、编研、讲座等多种形式，展示档案的价值和魅力。

（3）合作共享：与其他档案馆、图书馆、博物馆等机构合作，共同开展档案研究和利用。

四、档案销毁与保密

4.1档案销毁

档案销毁是指对失去保存价值或达到保管期限的档案进行销毁。档案销毁应遵循以下原则：

（1）审批手续：档案销毁需经过学校领导审批，并报上级档案管理部门备案。

（2）安全可靠：销毁过程应确保档案信息不被泄露，可采用焚烧、碎纸等方式。

（3）记录完整：销毁档案时，应详细记录档案名称、数量、销毁时间等信息。

4.2档案保密

档案保密是指对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案进行保密。档案保密应遵循以下原则：

（1）分级管理：根据档案内容的重要性，对档案进行分级管理，严格控制档案的查阅、复制、传播。

（2）权限控制：设置档案查阅权限，未经授权不得擅自查阅涉密档案。

（3）安全教育：加强对档案工作人员的保密教育，提高保密意识。

总之，学校档案保管工作是一项系统工程，需要全校师生的共同参与和努力。通过科学、规范、高效的档案保管制度，确保学校档案的完整性、准确性和安全性，为学校工作提供有力支持。

在上述学校档案保管指南中，档案利用与开发这一部分是需要重点关注的细节。档案的利用与开发是档案保管工作的最终目的，它直接关系到档案价值的实现和学校各项工作的顺利进行。以下对这一重点细节进行详细的补充和说明。

一、档案利用的重要性

档案利用是指将档案资料提供给学校师生、管理人员以及其他相关人员使用，以满足他们对信息的需求。档案利用的重要性体现在以下几个方面：

1.支持决策：档案中包含了学校的历史沿革、政策法规、教学成果、科研进展等重要信息，这些信息为学校领导和管理人员提供了决策支持。

2.服务教学：教师可以利用档案中的教学资料、科研成果等，丰富教学内容，提高教学质量。

3.促进科研：科研人员可以通过查阅档案资料，获取前人的研究成果和经验，避免重复劳动，提高科研效率。

4.保障权益：档案中的个人信息、荣誉证书、合同协议等，是师生维护自身权益的重要依据。

二、档案利用的规范

为了确保档案的合理利用，应制定相应的规范和流程：

1.制定档案利用政策：明确