13-电话通信管理办法.pdfVIP

电话通信管理办法

第一节总则

第1条目的

为了提高公司的经营管理水平，节约管理成本，保证公司通信畅通，确保信

息的及时传递，提高工作效率、减少失误，制订本规定。

第2条适用范围

本办法适用于本公司的办公网络、电话、移动集群号、传真、电子信箱、AM

等。

第二节管理职责

第3条行政人事部的职责

（一）负责公司通讯工具的管理及合理配置。

（二）负责员工入职时，相关个人信息的提报及对员工加入公司通信系统的

宣导、使用指引。

第4条财务部职责

负责通讯费用的支付管理工作，以及对费用异常情况的处理。

第三节程序

第5条办公电话的配置标准

（一）公司总机配置标准：公司配备了一部话务总机，由行政人事部前台文

员管理、使用。

（二）公司各部门内线电话配置标准：按总裁办人员人数及实际工作需要配

备内线电话。

（三）公司各部门开通外线电话标准：部门总监级以上、对外业务、跟单人

员，按人数各配备一个公司专用的手机号：分机电话：如需开通国内长途，一律

提交书面申请，经部门负责人审核、行政人事部负责人审核、行政人事部负责人

复核、公司直管领导批准，方可开通。

（四）公司各部开通国际长途标准：副总级以上人员可开通国际长途，海外

销售可根据需要提交书面申请开通国际长途，其它部门或个人未经批准一律不准

开通国际长途，如需开通国际长途，一律提交书面申请，经部门负责人审核，经

部门负责人审核、行政人事部负责人复核、公司直管领导批准，方可开通。

第6条电话使用规定

（一）电话总机由行政人事部前台文员负责值守，外线电话均由前台文员接

转或直拨分机自动转接。前台的总机不能长时间占线，前台不能用总机拨打电话，

接电话长话短说，保证所有来电畅通。

（二）所有申请开通外线功能的员工，每人将分配一个四位随机密码，通过

该密码在反映定授权分机可拨打预先所申请通话权限对应等级的话务，费用统一

结算于对应密码帐户上，个人保管好自己的话务密码，防止他人滥用、盗打，如

因个人保管不慎而产生的异常话单，将由密码使用人承担。

（三）对已开通外线功能电话，由员工个人负责外线功能的使用管理，在电

话使用中，严禁公话私用。行政人事部每月不定时核查话务情况，一经发现，除

由其个人赔偿所发生的长途话费外，给予罚款100元/次，并通报批评。

（四）禁止利用公司电话聊天，员工在上班时间如接听私人电话，应长话短

说，以免造成电话线路的繁忙，每次通话时间不得超过5分钟。

（五）员工必须第一时间接听所有来电，如果暂时离开座位，同一总裁办其

他同事应在5秒内代接，如果长时间不在座位或出差，应提前将电话呼叫转移到

在公司的其他同事电话上，若离响玲电话周围最近的办公座侠员工在没有接听电

话的情况下，不代接响铃电话，发现一次，外罚10元。

（六）已开通电话外线功能的员工一经离职，网络管理员应在签核完离职结

算表后及时将该员工的外线功能关闭，同时做好登记。

（七）配备公司专用手机号的人员：公司网管负责每月固定向经理级以上人

员正常使用的号码充费100元，主管级以下人员（含主管）正常使用号码充费

50元，充费时间28～31号，并开通集群号，每月经理级超出100元金额及主管

超出50元的的话费提出书面申请，公司酌情给予报销，但公司保留对此号通信

记录的稽查权，若因个人使用办公手机号办理私人事务，一经查实按私人通讯总

费用的金额10倍罚款，使用办公手机号的人员在离职时需将此号码交接于行政

人事部网管处，并保持话费原有金额，若低于原有金额，网管查询记录，人事文

员在结算工资时按实际缺少的金额在离职员工工资中扣除。

（八）总经办行政人事部每月核查座机通话清单，如发现有打私人电话，且

无提前注明者，除由其个人赔偿所发生的话费外，给予罚款100元/次，并通报

批评。

第7条传真机配置标准

（一）公司传真实行纸张传真

（二）员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件，或把公司相关机密资

料、文件传真出去，一经发现，给予罚款100元/次，情节严重者给