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如何加强采购质量管理

一、采购管理与采购质量管理

采购管理包括计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票收集以及采购结算等全过程。它需要对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪和监督，以实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购质量管理是采购管理工作的一部分，贯穿于采购管理工作的每一个环节。采购质量管理的好坏取决于采购管理工作是否到位。

二、加强采购质量管理的几项措施

(一)加强计划管理

计划管理是采购管理工作的基础。采购订单的下达基于使用单位提出的采购计划，计划的准确性直接影响采购物资是否符合实际需求。在实际工作中，使用单位的计划员可能由于责任心不强、专业技术水平低等原因，导致提报的计划中物资信息不准确。采购员接到计划后，由于计划种类繁多，往往无法逐一核对每一条需求计划。为了保证下订单的及时性，对计划的审核也不够严格，这可能导致采购物资与实际需求不符。例如，使用单位提报塑料托盘计划，规格型号为1400×1200×150mm，数量150个。供货单位按此规格型号供了150个单面托盘，两向进叉。然而，使用单位需要的是双面的、四向进叉的托盘。这种问题的发生是由于提报计划参数不全造成的。如果在计划提报环节就能发现这些错误，就不会出现后续供货的错误。

(二)加强供应商管理

企业采购最忌选错供应商。因此，供应商管理是采购管理中至关重要的一环。供应商对于采购部门来说就是订单的来源。随着对前期订单经验的总结和管理技能的提高，采购人员意识到供应商管理的重要性。供应商提供的产品质量、价格、性能等直接影响采购工作的质量。无论采用何种采购方式，选择合适的供应商是采购部门实施采购计划的首要任务。良好的供应商可以保证物料供应的顺畅、质量稳定、交货期和数量准确。为了选择好的供应商，首先需要收集供应市场情报。这些情报是采购人员的眼睛，也是供应商管理的基础。包括掌握供应市场情况、调查研究、分析整个产业链等。采购人员通过掌握市场情报，可以不断优化供应商的“库存”。供应市场变化快速，政治协定、政府体制结构、税收政策等因素可能对供应市场产生影响，甚至导致供应商破产、被收购或退出市场，进而影响价格水平和供应的持续性。采购员必须了解供应商的行业特点，如生产工艺、原料及行情、竞争结构等。通过调查和了解供应商市场情况，寻找可靠的供应商，建立供应商档案。对供应商的产品质量、管理情况、服务质量、财务状况等进行综合评审，确定合格供应商名录。这个名录并非长期有效，需要建立供应商考核机制，定期考核供应商，根据考核结果完善名录，剔除不合格供应商。

(三)加强采购过程的管理

这里所说的采购过程概念是比较狭义的，是基于采购前期计划已申报和合格供应商名录已确定的前提下，具体采购的实施过程。包括采购方式的选择和选定采购方式后具体实施过程中的管理工作。选择什么样的采购方式对产品的交货期、交货质量有着十分重要的影响。一般采购方式有招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购和询比价采购。招标采购除了国家硬性规定的必须要招标采购的物资外，一般关键设备和材料，甲方对产品的技术性能不能完全掌握的，金额价值较大的物资一般采用招标方式采购。招标采购时，将需方产品的详细信息经招标公司通过网络等公众传播渠道发布，可以有效的获取广泛的供应商的信息，扩大业主可选择的范围。无论是自主招标还是委托招标，业主在招标之前都要制定详细的招标文件和评标办法，其内容要根据具体要招标的货物相关要求来制定，区分设备和材料的侧重点不同，招标过程严格按照国家相关规定执行。竞争性谈判采购主要是招标采购时投标厂家不足3家的、对需求产品技术要求较高而现有合格供应商名录里符合要求的厂家又少于3家等情况而采用的采购方式，采购程序上与招标采购相似，其相比较招标采购形式更加灵活、采购程序简化易于操作，效率相对较高。既然程序与招标采购相似，具体执行过程中也必须按照招标采购的相关规定和要求来执行。询比价采购是采购活动中常用的采购方式，即至少向3家供应商发出询价，通过价格必选，确定最低价的供货商为中标厂家。询比价采购时，询价文件也必须是向合格供应商名录里的供货商发出，这样可以保证报价的供应商水平在同一起跑线上，同时从源头上可以有效的控制产品的质量。询比价采购的弊端是，以低价确定最终供货商，难免会出现供应商为了中选，存在以低于成本的价格供货，或是以次充好，低价低质，如何保证采买到低价优质的产品成为询比价采购最为棘手的问题。比价采购，并不是价格越低越好，在保证质量的前提下，确定合理的价格，即适价采购。在实际工作中，采购员可根据具体的需求计划，物资类别、价值大小及其他因素综合考虑选用合适的采购方式。

(四)加强采购员业务知识培训

采购员是采购工作的具体执行者，采购员业务知识的欠缺，直接影响采购进度、采购效率、采购质量等。很多企业都不重视采购