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会议住宿安排方案

大家知道会议住宿安排方案要怎么写呢?有什么优秀的范文可以借鉴的?

大型会议活动的住宿组织需求事前制定方案，内容通常要包含所住宾馆的地点、标准、费用、房间分配原那么等。这一方案也能够同饮食组织方清

计算住宿人数。可分为两步，第一步依据会议活动告诉的回执、报名表计算到会的大致人数，并据此核算预定的房间数量;第二步是计算实践签到的人数，这一数字比照准确，是最终落实房间和床位的依据。住宿人数应当包含需求住宿的记者、与会者的随行人员以及会务工作人员。

剖析与会者的状况。要合理组织住宿就要先剖析与会者的性别、年龄、职务、职称、专业以及生活习惯、相互关系等。通常状况下，应当恰当照看女人、年长者和职务较高者。假设组织两人一间房间，把一样附近专业的与会者组织在一起有利于交流。与会者如带随行人员，可把他们组织在一起或组织在相邻的房间，以便于他们开展工作。但有专门的在外。

断定预定房间的数量。预定房间的数量既要思考与会者的人数和他们的详细状况，同时也要依据会务办理和效劳的实践需求。比方，有时会务工作部分需在宾馆建立值班室或暂时单位，有时与会者需求在宾

馆内会晤客人，这就需求恰当预定假设干会客厅。假设分组讨论的会议组织在宾馆内举办，还应预定巨细适中的会议室。有时需求留出机动房间，以便遇到特殊状况时做暂时调剂。

与会者签到时分发房间钥匙并由效劳人员引导进入房间。

(一)安排方式：这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由参会者自己安排住宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保存房间，会产生以下问题:

遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在间隔会场较远的地方。

参会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。

会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

因为会议公司经常与酒店合作，酒店都有协议价给到会议效劳公司，所以客房和会场预订最好选择会议公司合作，善达公关就是您理想选择之一。

(二)住宿程序：一旦预订的房间后，决定用哪4种根本住宿程序是你需要的：

告诉饭店所有参会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

经由专业会议效劳公司代为处理。

经由主办单位的住宿组人员负责。

(三)预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否那么会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。

订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是的。主办单位随同会议寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。

这份订房卡或申请表亦可按照根本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或效劳费。

另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励参会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括：

注明房间效劳费和税金由个人或是邀请单位支付。

注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、 费等)。

房间只保存到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。

要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。

一旦房数被确定后，住宿局/观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。

如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些参会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台效劳情形。

特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保存数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为VIPs(贵宾)使用，其余360间为参会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。

详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：1.特别预订多少房间，什么类别和房价。

预订的作业程序。

什么时限内未使用的房间转到一般预约中。

在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(VIPs)那么注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。

工作人员房间预订和房间：在一般参会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和房间。

一般来说工作人员及房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是房间