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公文的立卷按照什么单位

篇一：第十二章公文立卷工作

第十二章公文立卷工作

第一节归档文件整理工作概述

一、什么是归档文件整理工作《办法》第三十八条规定：

“公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和

其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。”

这一规定同以前的《办法》相比，是将立卷二字加上了

括号，这就是说，对我国沿用多年的公文整理方法“立卷”

将进行改革。2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档

文件整理规则》(中华人民共和国行业标准da/t22-2000)(以

下简称《规则》)《规则》指出，归档文件整理是指“将归

档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装

盒，使之有序化的过程。”《规则》还规定了归档文件整理的

原则要求和方法步骤，它的适用范围是各级机关、团体和其

他社会组织。

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《规则》是国家档案局颁布实施的新时期档案工作标准

化文件，是对传统档案工作的一项重要改革，同时，也对文

书处理部门和承办部门的公文整理(立卷)和归档工作提出

了新的要求。各级机关、团体和其他社会组织的文书处理部

门和承办部门都应当在《规则》的指导下，按照新的文件整

理方法，对其在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书

档案保存的各种纸质文件材料进行整理(立卷)和归档。

从上世纪五十年代开始，我国各级机关、社会组织的文

书部门整理与保存文件的重要方法是“立卷”。它是将已经

办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们

在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。将“案卷”作

为文书档案的基本保管单位，这已经形成了我国传统的文书

档案的整理方法。而《规则》则以“简化整理、深化检索”

为宗旨，对传统的立卷方法进行了重大改革，取消“案卷”，

推行“文件级”整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程，大幅

度简化了整理工作中的手工操作，为归档文件整理手段的创

新创造了良好的条件。

二、归档文件整理工作的意义机关对应归档的文件按照

《规则》提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有

机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，进行整

理，这对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，

主要有以下几个方面：

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1。归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于

文件的查找利用。在机关的日常工作中，文件总是一份一

地形成的。应当说，每一份文件既是独立的，有它特定的使

命和作用，这是文件的个性方面；同时，我们也要看到，在

进行同一项工作，或者处理同一个问题的过程中所形成的许

多份文件，它们之间必然具有一定的内在联系，这就是文件

的共性方面。比如，建设一项工程、处理一次事故或召开一

次会议，都要形成一系列的有密切联系的文件材料。将这些

文件以“件”为单位进行装订，分类、排列(按事由结合时

间、重要程度等排列)编号、编目与装盒，使之有序化。也

就是将具有查考利用价值的全部文件材料按照它们之间的

相互联系齐全、完整地加以整理和保存，这样才便于对文件

的查找利用。

文件材料如果不经过整理，那必然是一种杂乱无章、乱

堆乱放，无规律可循的无序状态，查找起来就非常困难。常

常是找到一些材料，又不甚完整。例如找到了请示，又不见

批复；找到了问函，又不见复函；找到了一份会议文件，会

议的其他重要文件不知在哪里，等等。这样，就得多花一些

研究考证的工夫，有时甚至考证不清。其结果就必然会影响

工作的顺利

进行，更谈不上提高机关工作效率了。

2。归档文件整理可以维护文件的完整与安全，也便于

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文件的保管。《规则》规定归档文件整理以“件”为单位，

这同传统的立卷方法将文件材料按其形成规律和保存价值

组成“案卷”相比，其整理过程是大为简化了。但是以“件”

为单位，并不是说任其零散堆放的自然状态，而是以“件