商务部工作及其流程.docx

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商务部工作及其流程

文件准备

1、商务需建立独立文件夹，文件夹名为“商务部-XXX”；

2、商务文件夹内有“样本册”、“公司资质”、“价格表”、“业务员文件”、“出库单和样品单”、“其他文件”文件夹。

3、“业务员”文件夹内为自己所负责的每一位销售人员建立以其人名命名的独立文件夹；

“业务员人名”文件夹内为“ X 年报价单”、“客户序号-客户名称”文件夹；

“X年报价单”放该年度业务员所有的报价单。报价单需写明客户和报价日期。

“客户序号-客户名称”内放该客户的“X年报价单”、“X年合同”、“客户信息”文件夹和客户的“开票资料”、“客户分析”（合作过程中的客户表现或异常）文件。

（a.针对科研院所或其他需要投标的单位，还需附上“标书”文件夹，内附以项目命名的文件夹，内存与该项目相关的所有文件；b.客户有要求使用客户合同模板的需要，也需要将该合同模板和具体填写说明附上。）

4、“样本册”文件夹内存××样本册和供应商的样本册；

5、“价格表”文件夹内放最新各项产品的价格表、销售折扣清单和以前的价格表。

6、“公司资质”文件夹内存公司或相关合作企业的营业执照、资质证明、专利和其他相关信息；

7、“出库单和样品单”文件夹内存销售提交的样品申请单、公司出库单。

7-1-1

7-1-1每个订单的出库单文件夹内需附上

。

8、“合同统计”文件夹内以年份建立文件夹

8、“合同统计”文件夹内以年份建立文件夹

；

“业绩”文件夹内需要月/季度进行统计。

9、“其他文件”文件夹内主要放与公司、行业相关的一些国家法规政策或其他文件。

具体工作

报价单制作

①销售人员根据客户要求，向商务提交产品名称、特征、介质、要求和询价的客户；

②销售填写《报价表》或协助商务部填写《报价表》（在产品出现规格尺寸不清晰时，销售需要主动帮助商务向客户询问清楚，以便商务能够准确报价，体现专业性）；

③商务根据《报价表》、价目表和客户折扣进行报价。

※：定制型或没在价目表的产品，则依据采购部进行报价，并及时跟进情况。

④将《报价表》提交给销售，并放入相应文件夹内。

合同签订和跟进

货期确认

①销售通知合同签订当天，确认货期；

②根据《报价表》，在订货群里发送《》，向库房确认有无现货；

③无现货的需填写提交《订货单》给采购，确认货期；

④确认货期后，告与客户了解，客户同意后开始货期签订；如客户不同意，则需具体情况具体分析。

合同签订

①进行合同签订，存在两种情况：

以公司模板进行填写，按公司要求，进行填写。

以客户模板进行填写：需要跟客户商务对接，取得合同模板，并需问清具体填写要求并记录，做为合同模板的附件。

②合同打印，与客户签章后，制作订货附件，原件提交给财务保存，复印件部门保存；

③订货附件提交给产品部进行产品安排和处理。

合同跟进

①制作《项目/订单进展表》，以及时跟进合同，为成本核算做基础，按照《进展表》要求及时填写；

②及时跟进合同进展：a.产品部的产品处理情况；b.无现货产品的到货情况，以便能够及时发货；

③产品部通知产品准备完毕，先与财务核实是否符合发货条款，并与销售确认是否发货；

⑤产品打包前，商务制作出库单，核对产品数量，拍照留存后，签字给产品部进行出库流程；

⑥产品部发货后及时提交运单号给商务；

⑦商务将运单号发给销售和客户并及时跟进产品到货情况；

⑧产品到货，跟进回款情况，到回款日还未回款的需要提醒销售催款；

⑨合同完结后，将《进展表》传给总务部。

客户分析

客户分类

综合网上的信息可将客户群体大约分为以下几种类型。虽然客户类型主要是销售所关心的问题，一般为销售通过和客户交谈，第一时间最大可能性的去了解客户的相关信息，从而初步判断客户是属于那种类型，试着用相应的方式方法与客户沟通，再次扑捉更多的有效信息。但商务也需对客户进行一定了解，以便更好地为客户服务。

1、理智型客户

特点：这类客户办事情比较理智，有原则，有规律。这类客户不会因为关系的好与坏而选择供应商，更不会因为个人的感情色彩选择合作伙伴。这类客户大部分工作比较细心，比较负责任，他们在选择供应商之前都会做适当的心理考核比较，最后得出理智的选择。

对应方法：对于这样的客户不可以强行公关、奉承等关系公关方式；最好并且最有效的方

式是坦诚、直率的交流，不可以夸大其词，该怎么样就怎么样，把自己的能力、特长、产品的优势劣势等直观的展现给对方。给这类客户承诺的条件一定要做到，能做到的一定要承诺给对方，这就是最好的公关方式了。

2、任务型客户

特点：这类客户一般在公司的职务不会是股东级别的位置，他们只是在接受上级给予的任务，而且这个任务也不是自己的工作职责范围之内的，所以这样的客户一般对任务只是抱有完成的比上不足比下有余的效果就可以了，不会有太多的要求，也不会有太多的奢望。

对应方式：