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合同管理系统的设计与实现

随着企业的发展壮大，合同数目众多，管理难度增大。而且通过传统的手工录入的方式进行合同管理，容易出现重复录入、信息丢失、查找困难等问题，这些问题将会直接影响到企业的利益，因此建立一个高效、准确、实用的合同管理系统，成为了企业必须要解决的问题。

设计合同管理系统前期需进行系统的需求调研，按照实际需求来制定合同管理系统的功能和流程。根据企业的实际情况及在系统使用过程中发现的问题，系统还应具有良好的可扩展性、可配置性、规范化性并满足数据的安全性要求。基于此需求，管理系统应该具备以下功能和特点：

1.合同信息管理

合同管理系统应该具备完整的合同信息管理功能，如：合同起止日期、签订人、合同金额、合同状态等，针对不同的合同类型，可以进行不同的信息录入。并且还可以对合同的状态、到期时间、审批流程、合同履行状态、违约处理等信息进行跟踪和管理，及时提示用户或者管理员完成相应的操作。

2.合同查询与统计

为了方便用户、管理员及时的查看和操作合同相关的信息，合同管理系统需要支持多种查询方式，包括：按日期、按照合同状态、按照合同编号、按照合同类型、按照合同金额等多种查询方式，可以根据不同的用户类型进行权限控制，确保系统的数据私密安全。此外，合同管理系统还应当提供统计功能，方便管理员及时获得企业合同的情况，可以根据不同的合同类型、不同的时间段、不同的部门信息制定合同相关的数据报表。

3.合同审批流程

在合同签订的过程中，由于部门之间的沟通不及时、管理层不明确等原因，使得公司的合同草拟往往需要多次的修改和审批，影响了合作的进度。因此，合同管理系统应该具备合同审批的流程设计，流程的设计应该尽可能的符合公司内部的流程规范，减少在合同审批过程中的重复性工作。系统支持不同的审批步骤设置、权限设置及审批节点：

（1）新建合同申请;

（2）审批合同申请;

（3）合同签订;

（4）归档管理;

（5）审核等。

4.特殊处理及提醒功能

在合同管理系统中还需考虑其特殊处理问题，如：合同的有效性、履行状态、提醒事项等。合同提醒功能通常是基于维护的各种参数、合同起止周期及合同状态而触发的，系统应该实现及时提示用户进行后续处理及合理规避风险。当合同情况到达一定指标时，系统应该自动发起审批流程或者提交通知，以避免影响公司的合同履行及正常运转。

5.系统架构

综上所述，合同管理系统需要集成多种功能模块，要求系统架构清晰、稳定可靠，同时必须具备可扩展性，以满足公司业务的新变化。系统架构应遵循MVC及SOA思想，保证安全协同作业；前台通常采用Web站点和桌面客户端两种方式，便于不同的用户进行合同信息的管理和操作。

6.数据存储安全

合同管理系统中涉及大量的合同信息，这些信息非常重要，必须保证其安全性和保密性。系统在设计时应该合理划分业务模块和用户权限以保证数据的私密性；数据库的存储也要考虑到数据的安全性问题，必须要加密存储、备份与恢复等技术措施，以和优化数据库安全设计。

7.后期维护及升级

合同管理系统上线之后，需要进行后期的维护和升级，以满足不断变化的企业需求和用户的反馈问题。后期的升级将会包含bug修复、新功能引入、数据备份与恢复、排除系统安全隐患、升级数据存储技术等多种维护和升级操作。

以上是合同管理系统设计及实现的主要工作内容和要求，一个高效、准确、实用的合同管理系统将会大大提高企业的管理效率和管理质量，使企业的经营管控更具有科学性与规范性，帮助企业节省时间、提高工作简单参考过程。