综合项目文档资料管理标准规范.docVIP

一、目

为了规范项目文档资料管理工作，确保项目文档资料系统性、完整性和正确性，充足发挥文档资料管理在项目中作用，特制订本要求。

二、范围

本要求适适用于项目开始直到项目结束内外来往信函、会议纪要、备忘录、技术文件、管理文件、质量统计等全部和项目相关文件和资料管理。

三、职责

3.1项目经理

a)负责组织制订项目文件相关要求，对项目文件控制负全责；

b)负责为项目文件和资料管理发明必需条件。

3.2综合管理经理

a)负责项目文档资料相关要求编制和监督检验；

b)负责编制项目文件和资料编码要求；

c)负责组织项目结束后文档资料立卷、移交归档。

3.3分项经理

a)负责本部门文档资料管理；

b)负责本部门项目结束后文档资料移交。

3.4文控管理工程师

a)配合综合管理经理制订项目文档资料管理要求并监督检验；

b)负责项目文件和资料接收、分类、登记、传输、发放等；

c)负责项目实施阶段文档资料搜集、整理、编目及归档工作；

d)负责项目结束后项目文档资料立卷、移交。

4管理要求和方法

4.1通常要求

项目文档资料管理应从项目申请立项到完工验收全过程，项目经理部各分项经理应在职责范围内对项目实施过程中所形成文件、图纸、资料，随时进行积累整理、立档和保管，并采取必需方法，预防档案资料损毁和遗失和相关保密档案资料泄密。

4.2文档分类及编号

4.2.1项目文件分类

4.2.1.1项目信息文件

项目信息文件指项目实施过程中传输任何书面信息文件。

a)来往信件、传真；

b)备忘录；

c)会议纪要；

d)文件传送单。

4.2.1.2项目管理文件

项目管理文件指项目运行过程中必需编写管理文件。

a)项目协调程序；

b)项目进度和费用控制程序；

c)项目质量确保手册；

d)项目资源配置手册等。

4.2.1.3项目技术文件

项目技术文件指根据协议要求，项目技术人员完成多种设计文件及图纸等。

4.2.1.4项目其它文件

项目其它文件除上述多个文件外，项目实施过程中产生其它文件。

a)进度报表；

b)绩效汇报；

c)工作总结汇报；

d)质量统计。

4.2.2文档资料编号管理

为了便于文件资料管理，文控管理工程师要依据项目标特点及分子企业相关要求制订项目经理部文件编号标准，编号标准经综合管理经理审核，项目经理同意后文控管理工程师组织实施。

4.3项目文档资料管理

4.3.1项目文档资料管理步骤

图ZH.04.01项目文档资料管理步骤

4.3.2项目文档资料管理要求

4.3.2.1项目文档搜集

a)项目文档搜集贯穿于项目建设整个生命周期,随项目标发展立即搜集、完善；

b)分项经理负责本部门所包含档案资料组织管理工作，并对本部门所形成相关文档资料进

行搜集、分类、整理、保留；

c)文控管理工程师在项目经理统一督导下，按分子企业相关要求进行编号。

4.3.2.2项目文档移交

分项经理或指派兼职文控管理工程师负责对本部门包含文档进行搜集、整理，并在该过程完成后将相关资料移交给项目文档管理工程师归档；项目收尾结束后项目文档管理工程负责将项目文档资料移交分子企业档案室。

4.3.2.3项目文档验收

项目阶段结果评审验收、工程项目完工验收、关键设备开箱验收等由分项经理安排专员对其文档材料（含图纸）完整性、系统性进行判定验收，不然不予经过。

a)项目阶段文档验收：依据所要求阶段节点，由分项经理组织，文控管理工程师对所归类整理

文档进行验收，确保阶段文档有效、完整地移交；

b)项目完工文档验收：综合管理经理负责对项目完工文档资料完整性、有效性、标准化及编

号有效性等进行验收。

4.3.2.4项目文档归档

a)归档文档必需完整、成套、系统；必需记述和反应建设项目标全过程；必需真实统计和正确

反应项目建设过程和完工时实际情况，图像相符、技术数据可靠、签字手续完备；

b)分项经理完成本业务范围内资料搜集、整理，移交文控管理工程师进行分类、编号、整理、

立卷、编目，经项目经理审核签字后，移交分子企业档案室存档；

c)对于电子文档，分项经理应定时把经过判定符合归档条件电子文档移交给文控管理工程师，

并按对应管理要求格式将其存放到符合保管期限要求脱机载体上。

4.3.2.5项目文档借阅

对全部接收和发出文档，文控管理工程师要建立严格登记制度和借阅制度，项目组员借阅文控管理工程师保管文档时，应填写项目文档借阅单，由分项经理签字同意方可借阅。

4.3.3项目文档控制关键点及要求

4.3.3.1项目文档控制关键点

a)协议签署前项目管理文档控制关键点

①项目提议书及其批复；

②可行性研究汇报及其批复；

③环境影响汇报及其批复；

④询价文档；

⑤报价文档；

⑥协议评审及