展会作业流程解读.docVIP

企业参与展会步骤

企业参与展会步骤

展览会已经不是简单意义上展示产品、推销产品、购置商品场所。现代展览会已经快速发展为交流和取得信息中心。参与展览会是企业整个市场拓展工作关键组成部分，应被列为全盘市场计划之中。在确定了参展目标后，选择核实展览会是关键。

报展程序

选择某个展览后，和主办单位取得联络，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包含展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、相关服务、展馆展位图、参展人员手册等。

填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确定以后，您还要将全部或部分展位费作为定金汇至主办者，这么您展位便得到最终确实定。

费用预算

参展费用包含展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必需设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时，还要加上总费用１０％，作为不可预见费用支出。

展台位置

展台位置由主办者全盘计划，根据产品和服务内容、行业、地域等原因安排展台位置，或是以展位费多少来区分位置好坏。主办者提供展位图上标出了哪些位置可供选择。总而言之，越早将参展申请表格递交给大会主办者，越轻易得到好位置。

标准展台

除中国一些大型商品定货会仍采取面积较小展位外，通常展览会展位面积为９平方米（３米Ｘ３米），成为标准展台。大会主办负责标准展台搭建并提供展示所需要基础设施，包含三面展墙，二个能固定在展墙上射灯，一个展桌（长１米，宽５０厘米，高８０厘米），二把椅子，地毯，２２０Ｖ５Ａ三项电源插座一个，和刻写眉板文字即贵企业名称。无特殊要求，眉板文字是您填写在参展表格中单位名称。

展览会标准展位中，有一个特殊位置--在每行展位顶端，是最多只有两面展墙展位，它有两个边甚至三个边能够面对观众行走通道，能更多接触到参观者。所以，假如您越早申请参展，您越有机会向大会主办者寻求该种展位。

特殊装修

超出四个或四个以上标准展位面积时，您能够只预定光地面积，而自行策划、特殊装修。特殊装修能够依据企业产品特点、技术特点、市场定位、展览期间活动安排，做出别出心裁独特装修。展位装修大会提供标准展位搭建，展墙、桌椅全部采取防火材料，在做特殊装修时要尤其注意，假如采取是木结构展架和装饰物，应涂上防火材料。

家俱

大多数参展商会有这么感受，就是一个资料桌不够用。大会组织者、展览场馆和展览服务企业，能够提供桌、椅、柜子、沙发等家俱临时租用服务。

水、电、煤气

假如您在展览中要有大用电量、使用上下水、煤气、天然气等，您一定要在参展申请表格中加以说明、尤其强调，在收取一定费用后，大会主办者会安排、并能够提供这些服务。

电话

您能够申请在展览期间租用电话线（中国长途ＤＤＤ，和国际长途ＩＤＤ），但要提前向主办单位提出，以免去无须要加急费用。

物品保管

展览期间，大会组织者对展会提供安全保障，展览馆出入口设有保安，大件展品出入馆全部要登记。但现在中国展馆尚缺乏珍贵物品保险柜租用存放服务。展览期间人了人往，难免零乱，所以小件展品和珍贵物品等应自己妥善保管。假如是特装修展位，不要忽略了贮藏室设计和搭建。贮藏室能够放置企业礼品、文件、和工作人员衣服、随身物品等。标准展位参展工作人员则应随身携带公文箱包，用于携带和临时存放小件物品、钱财等。

包装箱存放

展览开始之前，主办者和展览馆管理者、展览运输服务企业会收走包装纸箱、包装木箱和材料，或指定统一存放仓库，这是为展位整齐需要，同时也是防火安全要求。通常，展览结束撤馆时，包装材料会退还或自行领走。

展品运输

大会主办者会在参展细则里提供展品运输提货责任人姓名和收货地址，您能够按此，将展品提前运往展览所在地。另一便捷方法是委托运输代理，运输代理提供门到展位到门服务。

布展和撤展

大会组织者通常会给布展留出足够时间，大会展览会布展时间为３天以上，而且能够在正常工作时间之外加班施工。在大会最终一天，观众清场以后即能够开始撤展。

清洁服务

大会无偿提供参观者通道和其它公共场地清洁卫生，但展位内清洁通常由参展单位自行负责。工作证

参展人员报导时，大会主办者会提供参展工作证，通常一个标准展位提供２-３个工作证。工作证也是通行证，在整个布展、展览和撤展期间有效。

入场券

大会主办者视展位面积多少分配给每个参展单位一定数量展览入场券甚至开幕式请柬，这给您提供了联络用户和关系单位机会，您能够列出名单，将入场券和名片一起寄给这些嘉宾，邀请她们前来参观和见面。

会刊

每个展览会全部要出版一期展览会会刊或参展商名目，可无偿列入每个参展单位名称、地址、电话、联络人、甚至产品介绍，这是展览会关键一环而不可忽略，它是展览会延续。那些在展览会上没有看到您们参观这她，那些没有来参观该展览会大家，全部能够在会刊中找到您们名字。假如有足够展览和宣传经费，在会刊上发表广告，其效果当然愈加显