财政评审档案管理制度.doc

财政评审档案管理制度

1、档案管理制度

2、技术档案资料分类表

3、资料归档程序

4、立案的原则

5、技术档案资料分类

6、案卷的编目

7、案卷装订要求

我公司按《档案法》的要求和行业主管部门有关档案管理的规定建立工程造价审核档案制度，并有专人负责档案管理。

档案管理制度

1、技术档案管理工作应做到及时、准确，并严格执行保密的有关规定。

2、各部门应重视和支持技术档案资料的立卷归档工作。技术档案资料由项目负责人在该项目报告出具后十日内，将需存档的资料进行分类整理、并移交技术档案管理人员进行装订。任何人不得将应存档的资料据为己有，不得以任何理由拖延归档。

3、技术档案管理人员将收集的资料应及时在五日内整理、页码编号、立卷和归档。

4、技术档案管理人员对保存的技术档案要定期进行检查，发现问题及时报告，妥善解决。

5、技术档案管理人员必须熟悉公司管理档案的历史和现状情况，积极为技术档案的利用提供便利。

6、技术档案管理人员要严格按照技术档案管理有关规定办理借阅手续，借阅档案，要说明借阅的目的和归档时间，由借阅人在“借阅档案登记薄”上登记，并及时将借出的案卷催交收回。

7、节约的技术档案资料，未经办公室主任的同意不得擅自带出单位，不得涂改、拆卷、转借，用后及时归还。

8、查阅、借阅技术档案人员，必须严格执行保密规定。借阅的技术档案、资料不得擅自复制，确定需复制须经办公室主任同意。

9、非本公司人员查阅技术档案，需持单位介绍信，经办公室主任批准后方可调阅，并根据技术档案的性质和内容决定是否允许查阅者复印或摘录其中的有关内容。

（二）技术档案资料分类表

1、造价审核档案资料目录

序号

资料名称

备注

1

存档资料目录

2

审核委托合同

3

审核报告

4

审核验证定案表

5

审核单位工程量计算书

6

审核单位计算书底稿

7

送审单位结算书

8

施工合同及补充协议

9

工程经济签证

10

工程变更资料

11

洽谈记录

12

委托方评价意见

13

其他资料

2、工程量清单变身存档资料目录

序号

资料名称

备注

1

存档资料目录

2

工程量清单编审委托合同

3

工程量清单

4

工程量计算书

5

委托方评价意见

（六）案卷的编写

1、编写案卷页号：正面在页面右上角编号，背面在左上角编写；单面书写的文件材料，空白面不编页码号；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页码号。

2、案卷封面的编制

（1）立卷咨询单位名称。

（2）咨询业务类别：指建设项目可行性研究编制、投资估算编制（审核）、设计概算编制（审核）、工程量清单编制、工程标底的编制；施工图预算编制；工程报价编制；工程结算编制（审核）；司法鉴定、项目投资控制等。

（3）案卷标题：指咨询项目的全称。

（4）时间：指卷内文件材料所属的起止年月。

（5）保管期想：分为短（15年）、长期（30年）、永久三类。工程造价咨询档案一般定为短期。有特殊要求的可定为长期或永久。

（6）件、页数：“件”指卷内文件材料的总件数；“页数”指卷内文件材料的总页数。

（7）归档号：可按咨询单位的发文号规则编排。

3、卷内文件目录

（1）序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号。

（2）文号：文件制发单位的发文号。

（3）作者：文件制发单位或个人。

（4）内容：即文件的标题。文件没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，但需外加“”号。

（5）日期：文件形成的年、月、日。

（6）页号：卷内文件所在之页的页码。

（7）备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

4、卷内备考表

（1）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写。

（2）立卷人：由立卷者签名。

（3）检查人：由案卷质量审查者签名。

（4）立卷时间：指完成立卷的时间。

（七）案卷装订要求

1、案卷装订排列：案卷封面—卷内文件目录—文件材料—备考表—封底。

2、卷内文件目录、备考表应采用A4规格用纸。封面宜采用120克至150克牛皮纸。

3、单卷厚度超过200页的，可分卷立案。