《新编秘书实务》（第5版）引导案例与课后案例分析的答案 .doc

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《新编秘书实务》（第5版）

“引导案例”与“课后案例分析”参考答案

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第一章秘书实务概述

引导案例

新任总经理秘书孙婷的忐忑（P2-3)

问题：根据你的了解，总经理秘书的职责有哪些？

参考答案：

由于企业的性质与规模不同，总经理秘书的工作职责会有所不同。一般而言，总经理秘书的工作职责主要有以下七类：

1.负责总经理办公室会议筹备、通知、记录、整理、纪要存档，以及会议资料的发放和收集；

2.协助总经理处理各类信件信函，起草报告、文件等各类综合性文件；

3.总经理日常商务活动接洽、协调与服务，合理安排、提醒总经理的日常工作时间和程序；

4.负责总经理的差旅安排，包括：机票酒店的预定、日程安排；

5.关注公司内外各部门信息沟通情况，及时传达上级的各项指令；

6.负责总经理的对外联络、来电、来访记录及礼仪，配合总经理处理外部公共关系（政府、重要客户等）；

7.完成总经理交办的其他工作的督办、协调及落实等工作。

课后案例分析

案例一：秘书的时间管理与工作效率（第18-20页)

思考题：根据案例，请分析秘书为了提高工作效率，应该如何管理时间？

参考答案：分析案例，我们知道，秘书工作琐碎复杂，所以秘书要提高自己的工作效率，充分有效地利用时间，合理安排工作的顺序，注意工作的方法，是非常重要的。为了提高工作效率，既要掌握正确的工作方法，又要提高时间的利用效率。

（一）提高工作效率的主要方法

第一，做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然。各项工作提前做好计划与准备工作，事情不要积压成堆；

第二，将不同的工作进行分类排序处理。工作排序要有判断标准，也就是根据事情的重要性与紧急性的原则，分清轻重缓急，排出处理的先后顺序。这样才能够更好地提李芳的工作效率。

（二）提高时间利用效率的主要方法

秘书必须有计划地使用时间。所谓有计划地使用时间，就是要在时间资源的使用上，做到有计划、定标准、定量使用。秘书在实际工作中应注意以下四个方面：

1．避免盲目地使用时间。要对利用时间做出计划，并按计划的安排合理地运用时间，以消除使用时间的盲目性和随意性。秘书使用时间的计划，应与领导工作的时间安排相契合。

2．合理分配各项工作使用的时间。要根据工作任务的复杂程度和重要程度，制定耗费时间的标准，预测每项工作各需要多少时间并对工作时间预先进行大体的分配。

3．在规定时间内完成工作。在从事每一项工作中，按预定使用时间的标准进行有效地控制，在预定的时限内完成，并保证工作的质量。

4．合理使用零碎时间的方法。所谓零碎时间是指不构成连续时段的某项工作与另一项工作衔接之间的空余时间。这种空余时间，一种是不可预计的零碎时间，事前没有思想准备，如接待某预先约定好的来访者，但由于对方出现意外情况而不能赴约，因而秘书要白白等待一段时间；另一种是可以预计的零碎时间，事前知道大致有多长的空余时间，如公务出差的候车时间，等待会谈代表到来的时间等。对于零碎时间，若能合理利用，也能发挥重要的作用。如可以利用零碎的时间看报、看书，可以用来处理信件、整理办公室、思考问题、打腹稿、打电话联系工作等等。充分利用零碎时间去处理那些琐碎事务，在整块的工作时间集中精力去处理较重要的事务的方法，就是合理使用零碎时间的方法。

案例二：“聪明”的品牌专员（第21页)

思考题：1.请分析案例，你认为李自钢的错误主要有哪些？

2.请进一步分析，你认为李自钢犯错的深层次原因是什么？

参考答案：

1.李自钢为发信息而采用的方法极不可取。他的主要错误有以下三点。

（1）不服从上级领导。既然副经理已明确表态这篇信息不发，作为下级，李自钢应执行和服从。但他却在这一点上犯了错误。

（2）越级上报，影响领导间的团结。对同一篇信息稿，发与不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为下属绝不能去钻这个空子。李自钢绕过直接上级市场部副经理，隐瞒真相，将稿子改头换面后送越级领导市场部经理审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。

2.李自钢犯错的深层次的原因主要包括：

（1）“自我”意识太强。这是李自钢犯错误的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。他表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的成绩、荣誉置于工作之上。

（2）对领导和规章制度缺少敬畏与服从之心。

第二章秘书的接待工作

引导案例

“脑子进水”的总经理秘书（P24)

问题：你认为孙婷错在哪里？

参考答案：

甄别求见领导的客人是秘书的重要职责。秘书需要把没有预约的，不需要领导接待的客人有礼貌地挡驾。

秘书孙婷在明知道这个时间总经理没有预约客人，还把客人直接领到总经理的办公室，违反了未预约客人的基本接待程序。