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上市公司档案管理制度范本

第一章总则

第一条为建立健全公司档案管理制度，提高公司档案管理工

作的规范性和效率，保障公司档案的安全性和可持续发展，实

现公司信息化建设和管理现代化水平，根据《公司法》等相关

法律法规，制定本制度。

第二条本制度适用于上市公司的档案管理工作，包括纸质档

案与电子档案。

第三条公司档案管理工作应遵循依法、规范、安全、高效的

原则，最大限度保障档案的真实性、完整性、可靠性和可利用

性。

第四条公司应设立档案管理职能部门，负责公司档案的整理、

管理和保管工作，提供档案服务和支持。

第五条公司应建立档案管理制度、档案管理规范和档案管理

流程，并在公司内部进行宣传和培训，确保全体员工了解和遵

守档案管理制度。

第六条公司应积极推进档案数字化转型，建立和完善电子档

案管理系统，提高档案存储和检索效率。

档案管理职责

第七条公司档案管理职能部门负责公司档案的整理、管理和

保管工作，具体职责包括：

（一）制定和完善公司档案管理制度，推动档案管理规范化和

信息化建设；

（二）统一制定档案管理规范，并进行档案管理培训和督导；

（三）组织公司档案的归档、整理、编目、装订等工作；

（四）制定档案借阅流程和操作规范，负责档案借阅的审核和

登记；

（五）组织档案的保管工作，确保档案的安全性和完整性；

（六）定期开展档案审查，及时更新档案的变更情况；

（七）建立和完善电子档案管理系统，推动档案数字化转型；

（八）提供档案服务和支持，满足公司各部门的信息需求。

第八条公司各部门负责本部门档案的整理、管理与保管工作，

并配合公司档案管理职能部门开展工作。

第九条具体档案管理工作由档案管理职能部门按公司档案管

理制度和相应规定进行。

档案管理制度

第十条公司应建立档案管理制度，明确档案的种类、归档要

求和借阅流程，规范档案管理工作。

第十一条公司档案分为纸质档案和电子档案两种形式。

第十二条公司纸质档案的归档要求包括：

（一）每个档案必须有档案目录和档案编号，归档时必须按照

目录和编号进行；

（二）档案必须分门别类，按照文件类型、部门和时间顺序进

行归档；

（三）档案必须进行装订和标注档案名称、保管期限和存储位

置；

（四）档案应定期整理和更新，及时归档相关文件和资料。

第十三条公司电子档案的归档要求包括：

（一）电子档案必须存储在公司指定的电子档案管理系统中；

（二）必须对电子档案进行分类、编目和索引，便于检索和利

用；

和完整性；

（四）必须定期进行电子档案的更新和备份，及时清理过期档

案。

第十四条公司档案借阅和归还制度包括：

（一）档案借阅必须填写借阅申请，经审批后方可借阅；

（二）借阅档案必须记录借阅目的和借阅期限，逾期不得长时

间搁置；

（三）借阅档案必须按时归还，并经过审核确认档案的完整性。

第四章档案保管与安全

第十五条公司档案的保管分为纸质档案和电子档案两种形式。

第十六条公司纸质档案的保管要求包括：

（一）档案室必须具备适宜的环境条件，包括防潮、防火、防

尘和适宜的温度和湿度；

（二）档案室必须进行合理的布局和划分，确保档案的分类和

存放有序；

（三）档案室必须保持干净整洁，定期检查档案的状况和完整

（四）档案室必须配备专职保管人员，负责档案的保管和流转

工作；

（五）纸质档案必须按照保管期限进行归档和销毁，定期进行

档案的审查和整理。

第十七条公司电子档案的保管要求包括：

（一）电子档案必须存储在公司指定的电子档案管理系统中，

进行密钥、密码和权限管理；

（二）必须定期进行电子档案的备份和恢复，确保档案的安全

性和可靠性；

（三）公司应建立电子档案的安全保护措施，包括网络安全、

数据加密和防病毒措施；

（四）电子档案的访问和使用必须记录日志，跟踪和追溯档案

的使用情况。

第五章档案整理和更新

第十八条公司应定期开展档案的审查和整理工作，确保档案

的完整性和准确性。

第十九条审查和整理工作包括对纸质档案和电子档案进行目

第二十条档案更新工作包括对纸质档案和电子档案进行及时

归档新的文件和资料，更新文件内容和归档要求。

第二十一条档案整理和更新应按照规定的程序和流程进行，

记录档案的变更和更新情况，确保档案管理的规范和完整。

第六章档案查询和利用

第二十二条公司档案的查询和利用必须经过审批和登记，确

保档案的安全和合法使用。

第二十三条档案查询和利用可以通过电子档案管理系统或者

向档案管理职能部