计量器具检定校准服务档案管理.docVIP

PAGE1

计量器具检定校准服务档案管理

目录

TOC\h\z\u第一节档案资料管理工作要求 2

一、档案资料管理工作内容及要求 2

二、档案资料过程管理 3

第二节档案管理制度 5

一、档案管理制度 5

二、档案保密制度 6

三、档案借阅制度 7

四、档案鉴定销毁制度 8

五、档案统计制度 9

第三节计量器具检定校准档案管理 9

一、检定校准档案含义 9

二、检定校准档案的管理要求 10

三、检定校准资料的移交 10

四、存档前的检查 11

五、档案的借阅与索取 12

六、档案的销毁 12

第四节计量档案管理规定 12

一、目的和依据 12

二、管理事项定义 13

三、职责划分 14

四、工作实施 18

五、过程控制 20

第五节计量器具档案管理标准操作规程 30

一、目的 30

二、范围 30

三、内容 30

第六节计量检定证书、校准证书、检测报告及副本的管理 33

一、证书、报告的分类及格式 33

二、证书、报告副本的保存 36

三、证书、报告的修改和变更 37

第一节档案资料管理工作要求

管理档案建立与管理采用先进电子计算机技术，运用计算机系统进行管理，通过档案的“集中化、有序化、信息化”科学程序，运用先进的资料检索软件，便于相关主管单位的工作检查和监督，建立管理部内部NT网络，达到资源共享、合理利用的目的。在信息的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。

一、档案资料管理工作内容及要求

（一）工作内容

1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和保密制度。

2.建立一套完整的档案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养、设备巡视等登记制度。

3.保管好其他与档案资料管理有关的事项资料。

（二）工作要求

1.必须保证档案资料的完整性、完好性。

2.合同期满我司应及时将整理好的档案资料原件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、归档，输入计算机便于更科学的管理。

3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。

4.利用已有档案资料进行总结，规划。

二、档案资料过程管理

（一）立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

（二）借阅

1.本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记簿——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2.外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记簿——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

（三）收集、交接、整理、统计工作

1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据规定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。

2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。

3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。

4.X月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。

5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。

6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。

7.档案室对案卷进行分类、整理。

8.编制档号。

9.编制案卷目录等各种检索工具。

10.入库。

11.做好档案的统计、保安。

12.开展档案的利用。

13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

（四）鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关计量检定校准人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

第二节档案管理制度

一、档案管理制度

（一）保存的档案资料，要按门类载体进行科学排列、编号，框架排列要科学有序。

（二）档案保管必须设置专用箱、柜具，严禁在箱、柜内存放食品和寄存任何与档案无关的杂物，并有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠措施。对发生褪变和破损的档案要采取补救措施，确保档案的完整与安全。

（三）箱、柜具排列要自左至右，并便于管理和通风，是多节组合柜的