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任务4多部门协同处理公司总结报告文档
简答题
1.简述年终工作总结报告各环节。
总经理助理起草初稿:创建主控文档,生成子文档,文档保护《限制格式编辑);总经理助理提出修改意见:插入意见批注;
D返回部门按意见修改:修订,合并与比较文档;
汇总并上报总经理:接受或拒绝修订,转为普通文档,标记文档为最终状态。
2.简述创建主控文档。
新建一个名为“年度工作总结(主控文档)docx”的Word文档,输入如图4-3所示文本内容,设置标题“公司各部门年度工作总结”为“标题”样式,设置各部门年度工作总结标题为“标题1”样式。
3.简述生成子文档的方法。
(1)单击[视图]→[视图]→[大纲视图]按切换到大纲视图。
(2)选中标题1内容,单击[主控文档]选项组中的[显示文档]按钮,在展开的命令项中单击[创建]按钮。将大纲中的标题1指定为子文档。
(3)关闭大纲视图,回到页面视图。
(4)重新保存文档后,打开主控文档所在文件来,发现已生成三个以标题1内容为文件名的子文档。
4.简述批注的含义。
批注是附加在文档上的注释,显示在文档的页边距或审阅窗格中。批注不是文档的部分,只是审阅者提出的意见和建议等信息。
5.简述合并文档的含义及方法。
合并文档是将多位修订者的修订组合到一个文档中。例如本任务中,财务部小王和小微课刘分别对文档进行了修订,修订后文档分别为“王docx”和“刘.docx”。怎样将两个修订文档合并为一个文档,这就用到了合并文档功能。
打开两个文档中的任意一个,如打开“刘.docx”,单击[审阅]一[比较]一[合并]按钮,打开[合并文档]对话框,设置“原文档”为“刘.docx”,“修订的文档”为“王docx”,确定后,生成一个新文档“合并结果1.docx”,即为合并的修订文档。关闭新文档,改文件名为“财务部年度工作总结.docx”。
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