财务档案管理制度.pdf

为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立健全会计档案的管理制度，

保证会计档案妥善有序存放、方便查询、严防毁损、散失和泄密，完善财

务档案管理工作，特制定本制度。

本制度合用于总部财务及各分公司财务档案的管理、预算、计划、制

度等文件材料，执行文书档案管理规定，不合用本制度。

财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档

案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管

理。

包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部

分。

会计凭证类包括：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证

4.1.1会计凭证管理要求：

凭证按照现收、现付、银收、银付、转账分类别进行整理装订，要求

4.1.2完整填写凭证封面，并进行排序、编号；

4.1.3每月结账完成后，凭证需要完整打印，依序存放于文件柜中，做好

登记，对于附件多容量大的附件如工资册、人员提成等可单独装订，但须

注明凭证号，同时在凭证中注明附件出处。

表1：凭证登记表：

会计期间现收现付银收银付转账当期册数存放位置

2022010001-00**0001-00**0001-00**0001-00**0001-00**15

202202

4.1.4注意事项：凭证保管需注意防潮防虫防火，定期进行巡检，排除不

安全因素；凭证发生损伤时，及时修复，损伤严重、丢失、毁损需及时上

报集团财务部。凭证外借，须经财务负责人允许，借出的凭证，做好书面

登记，及时跟踪收回。

表2：凭证借出登记表：

**公司凭证外借登记表

会计期间凭证类型第**册/共*册起止凭证号原因借阅人经手人批准人时间归还时间

4.2.1会计账簿类包括：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账

4.2.2会计账簿管理要求：年终，财务负责人应组织人员将账簿按最末级

打印出来装订成册，可按资金类、资产类、往来类、成本费用类进行归装

订。

4.3.1财务报告类包括：月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、

附注及文字说明，其他财务报告，如纳税申报报表等。

4.3.2财务报告管理要求：报告类按月、季、年度打印装订成册。

票据类包括：公司开据的增值税专用发票和普通发票，收到的增值税

专用发票，支票、承兑汇票，收据等。

4.4.1发票类管理要求：

4.4.1.1领购发票、支票、收据时在《领购台账》中进行登记；4.4.1.2

使用发票、支票、收据时在《开具明细登记本(薄)》中登记；4.4.1.3发

票交接,通过发票交接单进行交接(若通过邮寄方式则注明快递单号)；

4.4.1.4已开具的发票存根联、作废发票(联次齐全，盖作废章)，挨次排

序，按月装订；

4.4.1.5已开具的收据存根，挨次排序；自税务部门领购回来的收据，保证

联次齐全，作废的收据需加盖作废章

4.4.1.6取得的进项发票，发票联需附凭证后；抵扣联认证后，装订存档；

4.4.1.7发票认证回执、财务报表、纳税申报表、抵扣清单按月存档；

前

必须背书复印登记后，才干账务处理。

其他类包括：银行存款余额调节表，银行对账单，银行流水单，其他

应当保存的会计核算专业资料如现金盘点单、往来对账单等，会计档案移

交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，业务合同以及有关的电

子数据和相应软件资料。

会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理普通采

用三统一“”的办法，即:分类标准统一，档案形成统一，管理要求统一，并

分门别类按各卷顺序编号。

5.1.1分类标准统一

普通将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字

资料及其他。

5.1.2档案形成统一

案册封面、档案卡夹、存放