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为了加强公司财务会计档案的科学管理,建立健全会计档案的管理制度,
保证会计档案妥善有序存放、方便查询、严防毁损、散失和泄密,完善财
务档案管理工作,特制定本制度。
本制度合用于总部财务及各分公司财务档案的管理、预算、计划、制
度等文件材料,执行文书档案管理规定,不合用本制度。
财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等,对财务会计档
案的安全、完整、保密负责,对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管
理。
包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部
分。
会计凭证类包括:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证
4.1.1会计凭证管理要求:
凭证按照现收、现付、银收、银付、转账分类别进行整理装订,要求
4.1.2完整填写凭证封面,并进行排序、编号;
4.1.3每月结账完成后,凭证需要完整打印,依序存放于文件柜中,做好
登记,对于附件多容量大的附件如工资册、人员提成等可单独装订,但须
注明凭证号,同时在凭证中注明附件出处。
表1:凭证登记表:
会计期间现收现付银收银付转账当期册数存放位置
2022010001-00**0001-00**0001-00**0001-00**0001-00**15
202202
4.1.4注意事项:凭证保管需注意防潮防虫防火,定期进行巡检,排除不
安全因素;凭证发生损伤时,及时修复,损伤严重、丢失、毁损需及时上
报集团财务部。凭证外借,须经财务负责人允许,借出的凭证,做好书面
登记,及时跟踪收回。
表2:凭证借出登记表:
**公司凭证外借登记表
会计期间凭证类型第**册/共*册起止凭证号原因借阅人经手人批准人时间归还时间
4.2.1会计账簿类包括:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账
4.2.2会计账簿管理要求:年终,财务负责人应组织人员将账簿按最末级
打印出来装订成册,可按资金类、资产类、往来类、成本费用类进行归装
订。
4.3.1财务报告类包括:月度、季度、年度财务报告,会计报表、附表、
附注及文字说明,其他财务报告,如纳税申报报表等。
4.3.2财务报告管理要求:报告类按月、季、年度打印装订成册。
票据类包括:公司开据的增值税专用发票和普通发票,收到的增值税
专用发票,支票、承兑汇票,收据等。
4.4.1发票类管理要求:
4.4.1.1领购发票、支票、收据时在《领购台账》中进行登记;4.4.1.2
使用发票、支票、收据时在《开具明细登记本(薄)》中登记;4.4.1.3发
票交接,通过发票交接单进行交接(若通过邮寄方式则注明快递单号);
4.4.1.4已开具的发票存根联、作废发票(联次齐全,盖作废章),挨次排
序,按月装订;
4.4.1.5已开具的收据存根,挨次排序;自税务部门领购回来的收据,保证
联次齐全,作废的收据需加盖作废章
4.4.1.6取得的进项发票,发票联需附凭证后;抵扣联认证后,装订存档;
4.4.1.7发票认证回执、财务报表、纳税申报表、抵扣清单按月存档;
前
必须背书复印登记后,才干账务处理。
其他类包括:银行存款余额调节表,银行对账单,银行流水单,其他
应当保存的会计核算专业资料如现金盘点单、往来对账单等,会计档案移
交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,业务合同以及有关的电
子数据和相应软件资料。
会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理普通采
用三统一“”的办法,即:分类标准统一,档案形成统一,管理要求统一,并
分门别类按各卷顺序编号。
5.1.1分类标准统一
普通将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字
资料及其他。
5.1.2档案形成统一
案册封面、档案卡夹、存放
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