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档案管理

1.档案管理目的

为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档

案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的

服务，公司依据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规，制定本公司的档案管理制

度。

2.档案管理范围

2.1此管理制度适用于本公司一切档案的管理工作。

2.2本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工；经营运行和管理活动

中形成的对国家、社会和公司有保留价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的

文件或记载。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。

3.档案管理机构及职责

3.1公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理；二

级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。

3.2综合部对公司各部门上交的档案进行管理。

3.2.1公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件原料的归档

及保管、使用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。

3.2.2综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。

3.2.3统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、

整理、保管、鉴定和收发使用工作。

3.3各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档

案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。

3.3.1坚持平时整理。依据本部门不同种类文件原料的形成特征，制定案卷目录，

合理分类存放，便于使用和归档。

3.3.2负责本部门文件原料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件原料

完整、精确、系统。

3.3.3归档案卷做到组卷合理，页码编写精确，案卷目录清晰，案卷标题简明扼要。

3.3.4保管好本部门应归档的案卷，保证文件原料的安全和保密。

3.3.5接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。

3.4档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、原料等的安全性、保密性负

责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

3.5档案管理人员变动时，综合部部长要对档案交接负有监交责任，且应该在《档

案案卷移交目录》上签字确认。

3.6会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。

4.档案管理原则

4.1档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防

泄密等安全条件。

4.2归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有

条理，主次分明，存放科学。

4.3借出档案原料的时间不得超越一周，必要时能够续借。需要长期借出的需经

档案管理员上报经理批准。

4.4任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件原料损失的，或对档案进行

涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案遗失或损坏的直接责任者，按照公

司相关规定进行处置。

4.5归档文件的密级，按照《保密工作管理规定》的相关条款确定，绝密类档案应

单独入柜保管，严防遗失和泄密事情的发生；涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档

案重点保管。

4.6借阅归档时如发现档案资料遗失、损坏、缺页等情况，档案管理员立刻向综合

部部长，经查清责任后并视严重程度做出相应处置决议。

4.7借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写《档案借

阅登记簿》等相应记载，认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作，不得

遗失、损毁或扩散阅读范围。

4.8公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下，外单位来人查阅本公司档案，

需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

4.9企业对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保留价值的档案登记造册，按

档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案原料的所属部门负责人进行监销。

5.档案管理措施

5.1档案档号的编制：

5.1.1档号编制原则：档号是存取档案的代号，